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ScanSnap Cloud: ora si archiviano i documenti senza PC

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Per caricare i file acquisiti sul proprio server, erano necesssari svariati passaggi. Bisognava innanzitutto digitalizzare i documenti, fossero questi di testo, immagini fotografiche o composizioni di vario tipo. Poi salvarli nelle memorie dei nostri device ed infine trasferirli sui server o sui cloud prescelti.

In tutte queste fasi operative, PFU EMEA Limited, controllata Fujitsu, con i suoi Scanner sempre più evoluti e contenuti nelle dimensioni, ci ha dato una grossa mano, rendendo ogni passaggio estremamente semplice ed intuitivo. Ma ora, l’azienda ha voluto fare un ulteriore passo in avanti rendendo possibile l’acquisizione diretta di ogni tipo di documento scansionabile e l’archiviazione immediata sul cloud scelto, senza l’utilizzo del computer. Come? Attraverso l’introduzione del servizio ScanSnap Cloud.

Di cosa si tratta

Il concetto in sé è molto semplice. In pratica i possessori di scanner ScanSnap iX100 e ScanSnap iX500 possono semplificare il processo di acquisizione documentale inviando le immagini e i documenti scansionati direttamente ai servizi cloud più utilizzati, tutto senza dover utilizzare un computer o altri dispositivi mobili. È sufficiente la pressione di un solo tasto e ScanSnap Cloud ordina automaticamente i dati scansionati e li invia direttamente a servizi cloud come Dropbox, Evernote, Google Drive e altri. Semplice, no?

Un modo innovativo di gestire i documenti

Prima di inviare i documenti acquisiti ai relativi servizi cloud, ScanSnap Cloud ottimizza le immagini scansionate utilizzando il riconoscimento automatico del colore e delle dimensioni del documento, la rotazione automatica della pagina e la rimozione delle pagine bianche. I nomi dei documenti sono creati automaticamente utilizzando parole chiave e data.
ScanSnap Cloud, come detto, supporta l’integrazione con i principali cloud come Dropbox, Evernote, Google Drive, OneDrive, e Box. E ancora, con l’inserimento di servizi come Expensify per la gestione delle spese, Concur Expense per l’organizzazione delle ricevute e la reportistica automatica delle spese, Shoeboxed per la classificazione e archiviazione delle ricevute e QuickBooks Online per la contabilità, gli utenti possono essere più efficienti e produttivi. A questi si aggiungeranno a breve, altri partner locali e mondiali. È inoltre disponibile ScanSnap Cloud SDK (Software Development Kit) per offrire ai fornitori di servizi cloud l’opportunità di collaborare con PFU (EMEA) Limited al fine di creare una connessione dedicata che consenta di utilizzare ScanSnap Cloud con il proprio servizio cloud. E per quanto riguarda la sicurezza? Il servizio utilizza i server Microsoft Azure, collocati all’interno dell’Unione Europea, in grado di proteggere i dati grazie ad un’efficace piattaforma di sicurezza. Gli utenti possono accedere e utilizzare le innovative funzionalità di scansione paper-to-cloud di ScanSnap Cloud con qualsiasi sistema operativo – incluso Linux – senza necessità di installare alcun driver. È sufficiente avere una connessione ad internet. Per la prima installazione e impostazione di ScanSnap Cloud, PFU mette a disposizione un’ applicazione gratuita dedicata per Windows, Mac, iOS e Android.

Le nuove funzioni

Il servizio permette di caricare sul cloud documenti fotografati con la fotocamera dello smartphone. Gli utenti iOs e Android potranno infatti utilizzare la fotocamera per acquisire documenti e integrarli nell’ecosistema ScanSnap Cloud. Particolarmente interessante e utile è anche l’Intelligent Name Assist, che estrae automaticamente informazioni come data o titolo dal documento per rinominare il file. Funzione molto utile per la classificazione di biglietti da visita e ricevute.

Tratto da Uomo&Manager di Giugno 2017

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