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Stefano Martis: “Segretaria24.it punta tutto su efficienza e flessibilità”

L’obiettivo di Segretaria24.it è semplice e chiaro: conciliare il lavoro dell’imprenditore a uno stile di lavoro flessibile ed efficiente. L’ideatore di questo interessante progetto è il tedesco Holger C. Johnson, che ha immaginato un servizio di segretariato a distanza che, grazie a un software altamente innovativo, permette a una singola segretaria di gestire più clienti nell’arco della stessa giornata.

E tutto questo ovviamente a beneficio di imprenditori, start up e piccole e medie imprese che vogliono ridurre al minimo le spese, senza compromettere la produttività. Segretaria24.it oggi ha due sedi principali, a Berlino e Milano. Nella prestigiosa location del Business Center Montenapoleone vengono forniti servizi di domiciliazione postale e legale per imprese e professionisti, e a disposizione ci sono spazi di lavoro attrezzati, che possono essere utilizzati sia come uffici temporanei che come sale riunioni. Per comprendere al meglio, questa splendida realtà, ma soprattutto, questa opportunità, abbiamo intervistato il Stefano Martis, Vice Presidente di Segretaria24 SRL.

Facciamo chiarezza, cosa si intende per segretariato virtuale?

Innanzitutto grazie per la domanda. Questo è uno degli aspetti in cui si verificano i maggiori fraintendimenti di un servizio come il nostro. Il segretariato virtuale non è altro che un modo di svolgere i comuni servizi di segreteria (come la gestione delle telefonate e degli appuntamenti) da una postazione diversa da quella del beneficiario del servizio. È importante capire che dietro ai servizi di segretariato virtuale ci sono delle persone in carne e ossa – nel nostro caso segretarie e segretari altamente qualificati – e non dei robot o delle semplici applicazioni. Il vantaggio del nostro segretariato virtuale rispetto a quello classico consiste principalmente nell’utilizzo di particolari software che permettono alla stessa persona di gestire più clienti contemporaneamente. Questo ottimizza notevolmente tempo e risorse. 

Chi ne fa ricorso?

Oggi in Italia a beneficiarne sono soprattutto le startup, i piccoli imprenditori e i liberi professionisti, soprattutto avvocati e agenti immobiliari. Tutte realtà che faticano a garantirsi una reperibilità telefonica costante, sia per mancanza di personale interno che per questioni inerenti al proprio business. Rispetto a questo ultimo caso, ad esempio, in Italia è ancora molto difficile aprirsi a paesi non-UE se non si dispone di una copertura telefonica 24 ore su 24. Noi offriamo anche questa possibilità, oltre a un servizio di segretariato internazionale in 5 lingue.    

Come funziona Segretaria24.it?

Quando un nostro cliente non può rispondere di persona, le nostre segretarie rispondono al telefono a suo nome seguendo le istruzioni ricevute. Per attivare il servizio il cliente non deve far altro che attivare un semplice trasferimento di chiamata. Al termine di ogni telefonata, la segretaria invia al cliente un messaggio con i contatti e la richiesta di chi ha chiamato. Ad esempio io visualizzo tutti i messaggi della mia segretaria virtuale sull’applicazione per smartphone che abbiamo progettato. Se devo spostare un appuntamento o dire alla segretaria di riferire ai miei clienti un messaggio diverso, posso farlo direttamente dalla app in qualunque momento. Questo rende la gestione del lavoro molto più flessibile ed efficiente.  

In che modo aiutate i vostri clienti?

Aiutiamo i nostri clienti su tre fronti principali. In primo luogo, l’utilizzo del nostro servizio promuove l’ottimizzazione delle risorse interne, facendo aumentare l’efficienza dei processi aziendali. Chi usa Segretaria24.it ha infatti una struttura organizzativa più snella e meno costosa, perché non deve affittare uffici né sobbarcarsi il rischio di assumere personale di segreteria. In secondo luogo, il nostro servizio permette di acquisire più clienti e di migliorare il rapporto con i clienti esistenti. Questo perché offriamo una reperibilità continuativa, anche durante weekend e festivi, per cui diventa praticamente impossibile perdere telefonate importanti. Infine, e non da ultimo, un servizio come il nostro riesce a garantire alle imprese un’immagine professionale di alto livello.  

Quali sono i costi per i vari servizi?

Crediamo in un modello di prezzi altamente flessibile e capace allo stesso tempo di garantire elevati standard di qualità. Proponiamo tre pacchetti, con un canone che va dai 39 € ai 179,90 € mensili e che include diversi servizi in base alle esigenze del cliente. Per il resto tutti gli altri costi sono strutturati a consumo. In linea generale parliamo di una spesa mensile media che corrisponde al 10% dei costi normalmente sostenuti per il personale di segreteria “classico”.  

Cosa hanno a disposizione un libero professionista o una piccola azienda che si rivolgono a voi?

Se dovessi nominare in maniera tangibile i nostri servizi direi: un team di segretarie e segretari dedicati, che conoscono le esigenze del cliente e che possono prendere appuntamenti ed effettuare prenotazioni; un numero di telefono e fax con prefisso a scelta; un’applicazione smartphone gratuita che permette di inviare nuove istruzioni al nostro team di segretarie da qualsiasi postazione, e un servizio clienti sempre a disposizione. Questo solo per nominare i nostri servizi standard. Su richiesta il cliente può estendere i servizi aggiungendo, ad esempio, il servizio di segretariato telefonico internazionale o il servizio 24h, solo per nominare i più richiesti. In generale abbiamo talmente ampliato la nostra offerta di servizi che oggi riusciamo ad offrire tutte le principali funzioni di un segretariato classico… tranne preparare il caffè! A quello non ci siamo ancora arrivati. 

Segretaria24 è un brand italiano di successo nato a Berlino, oggi sinonimo di hub per startup innovative. Quali sono state le sfide più grandi nelle fasi iniziali di creazione del brand? 

Alla base del progetto di Segretaria24.it c’è sempre stata la volontà di migliorare la qualità della vita e del lavoro dei liberi professionisti e dei piccoli imprenditori. La sfida più grande è stata proprio adattare un prodotto nato in Germania al mercato italiano. All’epoca – parliamo dei primi anni 2000 – gli italiani erano molto meno aperti alle tecnologie di quanto lo sono oggi. Se pensiamo che facebook non era ancora nata e che Google era ancora una realtà quasi sconosciuta, possiamo immaginarci quanto sia stato difficile per noi convincere i nostri primi clienti dell’efficacia di un prodotto chiamato “segretariato virtuale”. Ormai termini come “smart working” e “ufficio virtuale” fanno parte del gergo comune di ogni imprenditore, fino a 16 anni fa erano concetti impensabili. Nelle fasi iniziali abbiamo incontrato molte resistenze e sicuramente i primi a utilizzare Segretaria24.it potevano essere definiti “coraggiosi” per gli standard culturali del tempo. A testimonianza del nostro successo, alcuni dei nostri primi clienti – tra cui anche avvocati affermati – sono con noi ancora oggi, dopo più di 16 anni. Ringraziamo anche loro per averci dato fiducia fin dal primo giorno e per aver contribuito alla diffusione del nostro marchio in Italia.

Come è arrivato a Segretaria24.it? Cosa l’ha convinta del progetto? 

Sono arrivato a Berlino nel 2004 e, pur avendo ricevuto offerte da parte di aziende all’epoca più importanti, ho deciso di accettare la sfida che mi era stata proposta dalla casa madre di Segretaria24.it. Ho creduto da subito nel prodotto, sia per il suo valore altamente innovativo, sia per la cultura aziendale che lo ha promosso, ispirata a valori di scambio intellettuale e internazionalità. Segretaria24.it è stata ed è tuttora per me una piattaforma di vita e di sperimentazioni, e oggi sono più convinto che mai di aver fatto la scelta giusta a scommettere in suo favore.  

Dal punto di vista dell’offerta, quali sono stati i cambiamenti più significativi degli ultimi anni? 

Sicuramente la rivoluzione mobile oltre a scardinare i normali ritmi lavorativi ci ha posto delle grandi sfide. La nostra risposta è stata la creazione di un’applicazione smartphone, che permette ai nostri clienti di gestire il proprio profilo di segretariato completamente in remoto, e che ha avuto molto successo tra i nostri clienti. Un altro cambiamento molto significativo è stata l’apertura del Business Center Montenapoleone, che ci ha permesso di ampliare notevolmente lo spettro dei nostri servizi e di essere più presenti sul territorio italiano. 

A proposito del Business Center Montenapoleone a Milano, quali sono le caratteristiche dei servizi che offrite?

Con il Business Center Montenapoleone abbiamo voluto completare la nostra offerta di servizi e affermarci ancora di più sul territorio italiano. Negli oltre 200 mq di uffici di cui disponiamo, situati nella via più prestigiosa d’Italia, forniamo servizi di domiciliazione postale e legale e mettiamo a disposizione i nostri spazi di lavoro attrezzati, che possono essere utilizzati sia come uffici temporanei che come sale riunioni. Anche qui abbiamo puntato tutto sull’efficienza e la flessibilità. Per le aziende più giovani il nostro servizio costituisce un aiuto concreto nella costruzione di una reputazione aziendale sul territorio, permettendo a molte aziende agli esordi di farsi un nome e acquisire più clienti con notevoli risparmi di tempo e risorse. Immagine e visibilità sono sicuramente due fattori decisivi per chi ci sceglie, ma molto spesso a monte della scelta dei nostri servizi c’è la volontà di affidarsi a un partner competente e accedere ad alti standard di qualità.

Il Business Center di Milano può rappresentare un inizio di un’operazione su vasta scala anche nel resto d’Italia? 

Sicuramente potrebbe diventarlo, non ci sentiamo di escludere nessuna possibilità. Ci piace continuare a sorprendere i nostri clienti con soluzioni innovative, e il Business Center Montenapoleone potrebbe diventare la nuova piattaforma di lancio per la nostra futura offerta di servizi.

Tratto da Uomo&Manager di Marzo 2018

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