Aziende: la gestione ottimale delle presenze dipendenti oggi passa per i software

Tutte le imprese devono gestire in modo efficiente il personale, infatti una delle prime sfide da affrontare è il rilevamento delle presenze in azienda. 

Registrare gli orari di ingresso e di uscita in maniera precisa non serve soltanto per controllare i dipendenti, ma consente di ottimizzare una serie di processi aziendali come le buste paga e il pagamento degli straordinari.

Questa operazione diventa particolarmente complessa con la diffusione delle forme di lavoro flessibili, dal lavoro remoto a quello agile e ibrido. Inoltre, sempre più aziende oggi hanno bisogno di registrare le presenze in diverse sedi aziendali, oppure rilevare l’attività dei dipendenti che lavorano dai clienti o tenere traccia degli orari lavorativi dei collaboratori in smart working. 

Oggi è possibile semplificare questi processi utilizzando software come TeamSystem HR, una soluzione All-in One che si contraddistingue per le numerose funzionalità, che vanno dalla gestione presenze dipendenti all’elaborazione delle paghe, passando per la pianificazione dei turni. 

Perché rilevare le presenze dei dipendenti è un’attività fondamentale per un’azienda?

La rilevazione delle presenze in azienda consiste nella registrazione degli orari di lavoro dei dipendenti, ovvero il monitoraggio dei momenti in cui il personale è a disposizione dell’impresa e delle pause intermedie. 

La finalità è quella di avere un resoconto dettagliato di tutte le ore effettivamente lavorate dai dipendenti, per calcolare in modo corretto le buste paga e le varie indennità a cui i lavoratori hanno diritto. 

Il modo tradizionale utilizzato in passato, ma ancora oggi usato da molte aziende, era quello della timbratura, con l’inserimento di un apposito cartellino identificativo del dipendente in un marcatempo per segnare l’orario di inizio e fine del lavoro. Oggi questo sistema si è evoluto, con la possibilità di registrare l’orario lavorativo usando risorse innovative come i un software gestionali accessibili online tramite cloud. 

Le tecnologie digitali offrono innumerevoli vantaggi, in quanto consentono di rilevare le presenze del personale in modo esatto e versatile, anche per quanto riguarda quei dipendenti che ricorrono allo smart working e usufruiscono di maggiore autonomia nell’organizzazione dell’orario di lavoro. Registrare le presenze, infatti, consente di riportare correttamente i dati in busta paga, per calcolare la retribuzione spettante a ogni lavoratore senza errori o inadeguatezze. 

Inoltre, garantisce maggiore trasparenza nel rapporto tra l’azienda e i dipendenti, grazie a resoconti mensili chiari e dettagliati, la possibilità di sapere quando i colleghi sono operativi e registrare la presenza ovunque usando il proprio smartphone. 

Un sistema di rilevazione delle presenze moderno permette anche di organizzare meglio il lavoro in azienda, per avere sempre sotto controllo la situazione, tutelarsi in caso di controversie e gestire in modo più efficiente i dipendenti, i reparti e l’intera impresa.

Le migliori tecnologie per il rilevamento del personale aziendale

Oggi i software rappresentano la migliore soluzione per il rilevamento delle presenze del personale aziendale, soprattutto per le imprese alle prese con la trasformazione digitale dell’impresa. 

A differenza di altri sistemi, i gestionali per le attività HR consentono di risolvere una serie di difficoltà nella registrazione degli orari di lavoro, per esempio in mancanza di una presenza fisica dei dipendenti in azienda, in caso di flessibilità elevata degli orari o interazione ridotta tra i lavoratori e i supervisori.

Un software evoluto per la rilevazione del personale permette di registrare la timbratura in qualsiasi condizione, compresi i dipendenti che lavorano da remoto in mobilità, utilizzando apposite applicazioni web per consentire al personale di segnalare la presenza anche dal proprio smartphone con un click. I migliori software si possono anche adattare ai diversi accordi aziendali, per adeguare il rilevamento delle presenze a quanto previsto dalle modalità di lavoro concordate con i dipendenti e le rappresentanze sindacali.

Si possono anche integrare varie informazioni per ogni dipendente, per usufruire di un resoconto dettagliato e accessibile in tempo reale da qualsiasi luogo e in ogni momento, dagli orari contabilizzati come straordinari ai giustificativi delle assenze. 

I software, inoltre, migliorano l’elaborazione delle buste paga, riducendo il rischio di errori e rendendo questa operazione più veloce e semplice, per risparmiare risorse aziendali da destinare ad attività più proficue e con un maggiore valore aggiunto.

Alcuni software per le presenze dei dipendenti permettono anche di impostare in modo automatico le gerarchie autorizzative, oppure adattare il processo di registrazione alle specifiche esigenze di ogni azienda o studio professionale. 

Un maggiore controllo delle presenze dei dipendenti ha effetti positivi sull’intero business, migliora la soddisfazione dei collaboratori e aumenta la produttività e l’efficienza. Il personale, infatti, si sente tutelato anche quando lavora completamente da remoto o in smart working, un aspetto importante per ridurre le dimissioni, attirare talenti e aumentare il benessere dei dipendenti.

(Pubbliredazionale)