Burocrazia e scartoffie: molti manager lo vedono come un problema importante

Burocrazia e scartoffie da eliminare, un problema per molte aziende se si pensa che più di un terzo dei manager italiani (37%) dedica più di 5 ore a settimana a compiti burocratici extra rispetto alle proprie mansioni. E per le aziende questo può essere quantificato economicamente in una cifra che non può essere considerata poco importante:fino a 530.000 euro l’anno per una società di 100 dipendenti!

Questo è il risultato del report di Factorial, piattaforma di gestione aziendale potenziata dall’intelligenza artificiale, presentato in occasione di AI Week, uno dei principali appuntamenti dedicati all’innovazione tecnologica e all’AI. 

“Le aziende italiane stanno pagando un prezzo altissimo per processi amministrativi inefficienti che sottraggono tempo e valore al lavoro delle persone” afferma Jordi Romero, CEO di Factorial. “Digitalizzare non basta: senza semplificazione, si rischia solo di spostare la complessità online. L’intelligenza artificiale può automatizzare le attività ripetitive e restituire tempo a strategia e innovazione, ma servono strumenti integrati e davvero efficaci. Oggi non è più un vantaggio competitivo, ma una necessità”.

Come al solito, è una questione di competenze che devono essere messe al servizio della produttività aziendale.

Manager, quante ore sprecate!

Secondo il report, come detto, oltre un terzo dei manager italiani (37%) dedica più di 5 ore a settimana a compiti burocratici extra che esulano dalle loro mansioni abituali. Inoltre, per il 68% a causa di queste attività si generano errori e rallentamenti, che determinano costi ulteriori. E di questo, la produttività di cui sopra ne risente.

E ovviamente, ne risente anche il benessere dei manager e dei lavoratori. Infatti, dai dati che emergono dal report si evince che il 46% dei manager associa le attività amministrative a stress o ansia, mentre il 40% parla di frustrazione e il 26% segnala demotivazione.

Le conseguenze si estendono anche fuori dall’ufficio: la metà dei manager intervistati ha perso ore di sonno o tempo libero, il 39% ha cancellato impegni personali e il 30% registra effetti negativi sulle relazioni familiari. Il risultato di tutto questo? Il 64% dei manager ha pensato di lasciare l’azienda a causa del caos amministrativo. Di questi, il 18% lo ha già fatto.

Per 6 manager su 10 il carico burocratico li distoglie da attività più importanti come strategia, leadership e analisi dei dati. Se quel tempo fosse recuperato, il 54% lo investirebbe in formazione e sviluppo, mentre il 51% lo destinerebbe ad attività strategiche.

Dunque, malgrado l’arrivo di strumenti tecnologici che dovrebbero facilitare il lavoro e ridurre le ore da destinare a compiti “meno importanti”, secondo il report la burocrazia non è diminuita, ma si è semplicemente spostata online, senza ridurre il carico operativo.

Al giorno d’oggi il 67% dei manager utilizza strumenti di intelligenza artificiale per gestire attività amministrative, ma in modo informale e non integrato nei processi aziendali.

Secondo l’analisi, la soluzione al problema può passare attraverso processi di automazione e centralizzazione dei dati: per l’86% dei professionisti un sistema di AI integrato migliorerebbe concretamente la gestione delle attività burocratiche.

“La burocrazia interna non è solo un costo, è una scusa. Finché i manager passano la settimana ad approvare richieste di ferie e a convalidare le spese, hanno la giustificazione perfetta per evitare le cose difficili. L’AI integrata non si limita ad automatizzare il lavoro. Elimina l’alibi”, ha commentato Giovanni Giamminola, esperto di AI e consulente aziendale.