Come semplificare la nota spese: ecco alcuni aspetti da valutare
Cos’è la nota spese? La nota spese è un documento che permette a tutti i dipendenti e lavoratori di ricevere un rimborso delle spese aziendali effettuate (in trasferta o in visita da un cliente) che sono state pagate personalmente con i propri soldi. Solitamente, la nota spese viene compilata dai dipendenti, settimanalmente o mensilmente, allegando assieme un giustificativo (es. lo scontrino) che permetta di verificare l’effettivo valore economico delle spese effettuate; infine viene poi inviata o inoltrata a chi si occupa della parte finanziaria-amministrativa in azienda.
Nel documento o modulo riepilogativo consegnato è necessario indicare alcune informazioni fondamentali:
- i dati aziendali;
- i dati del dipendente che richiede il rimborso;
- l’importo pagato;
- luogo e data del pagamento;
- la tipologia di spesa (es. rimborso spese chilometrico, spese per pranzi e cene, etc);
- eventuali note e informazioni aggiuntive.
Gestire la nota spese
La gestione della nota spese, come già anticipato, spetta al team o ai dipendenti responsabili dell’area finanziaria-amministrativa.
In base al numero di dipendenti, alla tipologia di mansioni svolte e al numero di trasferte effettuate, l’attività può essere breve e veloce grazie all’utilizzo di qualche strumento che può rendere automatica un’attività spesso completata in modo manuale.
Il flusso della nota spese si compone di vari step che non è possibile evitare se si vogliono percepire i rimborsi: prima di tutto è fondamentale non perdere i giustificativi da raccogliere; è poi necessaria la compilazione manuale del modulo per le note spese e l’invio all’amministrazione della rendicontazione (tipicamente un file foglio elettronico Excel).
L’amministrazione, a quel punto, potrà verificare la coerenza tra i giustificativi e il modulo in modo da poter inserire in busta paga il rimborso. Tutte queste attività possono sottrarre tempo al lavoro e ad altri task più importanti, senza contare gli errori che si possono fare e le dimenticanze o la perdita di un giustificativo.
Come semplificare la nota spese?
Molto spesso la nota spese viene ancora completata manualmente dai dipendenti, mentre creare dei processi automatizzati e digitalizzati può essere una soluzione grazie anche all’utilizzo di software gestionali per le procedure amministrative.
Infatti, grazie alla digitalizzazione, è possibile completare le note spese nel momento stesso in cui si paga o si riceve uno scontrino permettendo a chi si occupa di amministrazione e finanza in azienda di avere i dati in tempo reale. In questo modo il flusso di lavoro è molto più snello, limitando la possibilità di errori e mantenendo un alto livello di trasparenza.
Utilizzare una Carta di credito aziendale può essere un piccolo passo per semplificare la gestione ma in più la digitalizzazione consente di non dovere più conservare tutti gli scontrini cartacei ricevuti da allegare al resoconto delle spese riducendo la possibilità di perderli e non ottenere i rimborsi.
Inoltre, grazie all’utilizzo di sistemi automatici e digitali come app e siti web dedicati è sufficiente fare una foto dallo smartphone ai giustificativi e caricarli sull’app registrando le singole voci di spesa, risparmiando tempo e fatica: è sufficiente che le note spese mantengano le caratteristiche di immodificabilità, integrità ed autenticità per poter consentire di considerarle valide.
Alcuni sistemi particolarmente innovativi, grazie a sistemi OCR, riescono a registrare in automatico nome del fornitore, data e importo totale.