Cosa fare per gestire l’archivio documenti durante la digital transformation
La gestione documentale oggi
La realtà quotidiana di un qualsiasi ufficio oggi porta a doversi confrontare con documenti di varia origine e in diversi formati.
Ci troviamo, infatti, in una fase di transizione: i documenti cartacei sono ancora utilizzati, e a volte vengono digitalizzati; contemporaneamente, una parte sempre maggiore dei documenti prodotti in una normale giornata lavorativa sono già in forma digitale. La sfida sta nel poter utilizzare liberamente e in modo pratico documenti da fonti e in formati diversi, oltre a mantenerli nel tempo in formato originale, quindi senza modificare importanti elementi come la data di creazione e la firma del responsabile.
Cos’è un archivio ibrido
Oggi molte organizzazioni si trovano a dover gestire un archivio di documenti contenente dati e informazioni disponibili in diversi formati. In particolare, stiamo parlando di archivi in cui coesistono i “tradizionali” documenti cartacei e documenti “nativi” digitali o digitalizzati. Il risultato a livello di gestione e di flusso delle informazioni può creare molteplici problematiche, che riguardano, principalmente, la conservazione e la reperibilità dei documenti in un archivio. In risposta a questi problemi oggi è possibile ricorrere al servizio di digitalizzazione documenti di Bucap fondato su procedure di archiviazione rigorose e a norma di legge che permette di consultare facilmente anche un archivio ibrido.
Come si prepara un archivio ibrido ideale
La costruzione di un archivio ibrido utilizzabile al meglio passa attraverso alcune fasi cruciali che riguardano la produzione e la gestione quotidiana della documentazione e in qualsiasi organizzazione. È basilare utilizzare alcune soluzioni pratiche, integrate nei processi aziendali di produzione e archiviazione documentale. Stiamo parlando, ad esempio, di implementare un sistema di classificazione univoco, che riguardi sia i documenti digitali sia i documenti cartacei. Sarà necessario anche avere a disposizione un software adatto per la gestione dei documenti correnti, ma anche per la gestione dell’archivio e per la conservazione nel corso degli anni.
La nascita dell’archivio ibrido
In linea teorica qualsiasi organizzazione oggi si può affidare ad alcune regole ottimali di produzione e gestione documentale di un archivio ibrido. Molto spesso però, soprattutto quando il flusso di informazioni quotidiano è minimo, si tende a prediligere una totale separazione tra la documentazione analogica e quella digitale. Più un’organizzazione ha un numero elevato di persone che operano al suo interno e un flusso costante di documenti, maggiori sono i vantaggi che derivano dall’adottare procedure e regole rigorose nell’archiviazione. Peraltro, oggi si possono implementare le corrette modalità di gestione archivistica facendo affidamento ad una consulenza esterna, offerta da esperti del settore archivistico.
