Cos’è la Pec?

C’erano una volta le lettere e le cartoline, c’era una volta la buca delle lettere e la posta. In realtà la posta c’è ancora, solo che quando diciamo “ti ho inviato quel documento per posta”, ormai quasi sicuramente ci stiamo riferendo alla posta elettronica e, di conseguenza, alle e-mail.

L’immenso traffico generato dalla posta elettronica ha fatto inevitabilmente sorgere nel tempo la necessità di disciplinare anche da un punto di vista legale questo fenomeno, non tanto per quanto riguarda il semplice scambio privato di corrispondenza, quanto per l’invio di documenti e di materiale riguardante documenti, attività professionali e tutto ciò che può avere un valore da tutelare.

Nasce così la PEC, ovvero la Posta Elettronica Certificata, uno strumento pensato inizialmente per le imprese e per le Pubbliche Amministrazioni che ha visto ampliare sempre più la propria importanza: al giorno d’oggi anche per i privati cittadini è fuor di dubbio come siano notevolmente vantaggioso disporre di un indirizzo di Posta Elettronica Certificata.

Cosa prevede la legge

Attualmente la legge italiana impone alle aziende e ai professionisti di dotarsi di un indirizzo PEC. Questo strumento, infatti, sia nel pubblico che nel privato, sta lentamente ma inesorabilmente soppiantando la vecchia raccomandata con ricevuta di ritorno, risultando una soluzione egualmente efficace, da un punto di vista di affidabilità e di validità legale, ma decisamente più rapida, essendo praticamente contestuale l’invio di un documento e la ricezione dello stesso.

I vantaggi e la validità della PEC

Come abbiamo già detto poc’anzi, la PEC ha il medesimo valore legale di una comune raccomandata con ricevuta di ritorno: garantisce la piena prova della spedizione, della consegna, la data e l’ora di invio del messaggio.  La PEC inoltre certifica che il messaggio proviene da un gestore certificato e da un indirizzo mail specifico, testimonia l’avvenuta consegna ad una determinata data e ora, grazie alla spedizione di una ricevuta di consegna che la rende ancora più simile alla raccomandata a.r., e garantisce la privacy della comunicazione. La PEC ha valore legale ed è opponibile a terzi in caso di controversie.

Le principali informazioni riguardanti la trasmissione e la consegna dei messaggi PEC vengono conservate per trenta mesi dal gestore e sono anch’esse utilizzabili come prova in eventuali controversie legali.

Il piccolo limite della PEC, che andrà via via scomparendo con la diffusione capillare dello strumento, è per poter sfruttare i suoi vantaggi di validità e di efficacia lo scambio va effettuato fra due account di Posta Elettronica Certificata: non valgono infatti ai fini di prova testimoniale e opponibilità ai terzi gli scambi avvenuti fra un indirizzo PEC e un account di mail ordinario.

I vantaggi pratici ed economici

Rispetto all’utilizzo della vecchia raccomandata, si può inviare una PEC senza uscire di casa o senza lasciare l’ufficio, semplicemente utilizzando il proprio computer, lo smartphone o il tablet e accedendo al proprio account. Non si pagherà più l’invio di ogni raccomandata, ma ci sarà un costo complessivo annuale di abbonamento che probabilmente risulterà, nel complesso, decisamente più basso anche dell’invio di pochissime raccomandate.

Organizzare la propria PEC

Per chi ha un discreto traffico mail in entrata ed in uscita, è spesso difficile riuscire ad abbinare le PEC con le relative ricevute, ricordarsi quelle a cui si è risposto o meno. Per aiutare chi ha necessità, principalmente per motivi professionali, di essere sempre ben organizzato ci sono dei software ideali per gestire tutto il nostro traffico.