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Fatturazione elettronica: come amministrare al meglio le spese carburante aziendali

carta carburante

Le spese carburante aziendali sono una voce rilevante delle spese che la maggior parte delle società devono sostenere. Che si abbia un singolo veicolo aziendale o una vera e propria flotta, il carburante può impattare considerevolmente sulle proprie risorse.

Lo Stato italiano è consapevole del peso che il carburante ha sul bilancio finale delle aziende e per questo dà la possibilità ai professionisti ed alle società di detrarre l’IVA

Per godere di questa agevolazione fiscale è necessario richiedere al benzinaio la fattura elettronica, rilasciata in seguito al pagamento con uno strumento tracciabile, in modo da poter detrarre l’imposta sul valore aggiunto.

Carburante e fatturazione elettronica: come funziona?

Secondo la nuova normativa introdotta con la legge 205/2017, alle stazioni di servizio viene imposto l’obbligo di utilizzare la fatturazione elettronica per giustificare le entrate derivanti dall’acquisto di carburante da parte dei clienti. La fattura elettronica per il carburante è il documento che i professionisti e le aziende potranno utilizzare per chiedere che venga detratta l’IVA.

La fattura elettronica dovrà essere preparata dal benzinaio, che inserirà al suo interno nel modello del documento tutti i dati del professionista che ha fatto rifornimento. il documento verrà inviato entro massimo ventiquattro ore al sistema di interscambio dell’Agenzia delle Entrate, che verificherà la correttezza delle informazioni riportate e poi invierà la fattura elettronica all’acquirente.

Amministrare meglio le spese carburante aziendali

Finché si dispone di pochi veicoli la gestione delle spese sostenute per il carburante è semplice, basta un po’ di attenzione per non fare confusione con le fatture. Amministrare le spese carburante aziendali diventa più complesso quando cresce il numero di veicoli presenti nella flotta aziendale e anche quando si utilizzano diversi metodi di pagamento per saldare il conto alla stazione di servizio.

Per risolvere il problema, la soluzione adottata da molte aziende è quella di dotare i dipendenti di carte carburante, in modo che per ciascun veicolo venga utilizzato lo stesso metodo di pagamento. Le società che scelgono di beneficiare di questo strumento elettronico possono chiedere l’emissione di più carte, ciascuna delle quali può essere affidata a un dipendente. In questo modo a ciascuno di essi sarà assegnato uno specifico budget e sarà più semplice tenere sotto controllo le spese.

Le carte per il carburante sono delle  prepagate, che aiutano a organizzare la rendicontazione: tutti pagamenti effettuati vengono infatti registrati e possono essere organizzati in base alla tipologia di spesa. Rientrando tra i metodi di pagamento tracciabili, le carte carburante rendono possibile la detrazione dell’IVA, oltre che più immediata e veloce la gestione dei pagamenti.

Non trattandosi di carte collegate al conto corrente aziendale, i dipendenti non potranno spendere più di quanto sarà stato assegnato loro dal reparto amministrativo. Ciò rappresenta un vantaggio per le aziende, le quali non corrono il rischio che il rifornimento del mezzo aziendale porti ad una spesa maggiore di quanto preventivato.

Un altro consiglio per amministrare meglio le spese carburante è quello di far inserire al benzinaio la targa all’interno della fattura elettronica anche se, secondo la normativa attualmente in vigore, questa non è un’informazione necessaria al fine della validazione dell’e-fattura. L’Agenzia delle Entrate lascia al cliente la libertà di scegliere se segnalare o meno la targa della vettura. 

Le società con una flotta aziendale vasta potrebbero però notare un miglioramento nella gestione delle fatture inserendo anche questa informazione facoltativa, dal momento che, in questo modo, i pagamenti per il carburante sarebbero facilmente riconducibili ai singoli veicoli e il controllo delle spese verrebbe semplificato.

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