Gestire lo smaltimento dei rifiuti cartacei negli uffici

gestione archivi

La gestione di documenti e archivi cartacei nelle grandi aziende è un processo importante per garantire l’ordine negli uffici e contemporaneamente custodire la privacy di documenti che non possono essere semplicemente cestinati.

La distruzione documenti risulta quindi una pratica fondamentale per quegli enti e quelle società che devono tutelare i loro dati riservati come istituti di credito, amministrazioni pubbliche e varie tipologie di aziende. La distruzione degli archivi cartacei deve essere effettuata in modo tale che i documenti risultino illeggibili, garantendo al tempo stesso la riciclabilità della carta seguendo la strada più “green” ed ecosostenibile. L’intero processo di distruzione documenti deve seguire un iter preciso nel pieno rispetto della normativa.

Perché è necessario procedere correttamente allo smaltimento dei rifiuti cartacei?

Aziende, multinazionali, enti della pubblica amministrazione, soggetti privati e pubblici maneggiano documenti sensibili, business plan ed informazioni private di clienti, fornitori, dipendenti ecc. In molti casi di spionaggio industriale competitor o malintenzionati sono entrati in possesso di frammenti di documenti che sono stati ricostruiti tramite sofisticati processi. Le aziende che maneggiano questi dati hanno quindi una grande responsabilità dovendo gestire documenti sensibili di persone e società con estrema delicatezza e giudizio. Lo smaltimento documenti contabili in particolare deve essere eseguito con grande scrupolosità per proteggere i dati sensibili contenuti.

Oltre a tutelare la privacy dei soggetti coinvolti bisogna seguire un processo ecosostenibile capace di garantire la riciclabilità della carta ed evitare l’utilizzo di inceneritori. Del resto le politiche ambientali dei principali paesi sono finalizzate a sostenere una produzione più “eco-friendly” basata sulla dematerializzazione dei documenti ed uno smaltimento corretto e virtuoso della carta. I documenti in fase di smaltimento vengono caricati su un nastro trasportatore che li porterà direttamente al trituratore. Dopo il riciclaggio i documenti diventano presse di carta pronte ad essere nuovamente riutilizzate e senza alcuna possibilità di ricostruire i dati precedenti. Grazie a questo processo di riciclo intelligente si riduce drasticamente la produzione di carta e la commercializzazione delle materie prime a tutto beneficio dell’ambiente circostante.

Come funziona il processo di smaltimento?

Per richiedere il processo di smaltimento bisogna rivolgersi ad un’azienda specializzata che offre servizi di progettazione e consulenza per la raccolta differenziata. L’obiettivo è semplificare la gestione delle procedure per il riciclo di materiali e la commercializzazione delle materie prime.

Il primo step prevede un sopralluogo da parte dell’azienda nell’ufficio o nelle sede del cliente che ha richiesto lo smaltimento degli archivi cartacei. Successivamente viene analizzata la tipologia del rifiuto per ottimizzare la raccolta differenziata con verifica dei flussi dei materiali.

Il secondo step prevede la progettazione e la realizzazione di soluzioni logistiche ponderate in base al ritiro ed al trasporto a seconda della tipologia di rifiuto.

L’azienda verifica i vari passaggi ed offre un valido servizio di assistenza al cliente per assicurare la massima tracciabilità del processo e la sicurezza nel pieno rispetto della normativa vigente e della legislazione ambientale. L’azienda deve infine sottoporre un preventivo personalizzato a seconda delle reali necessità del cliente.

L’intera documentazione cartacea deve essere completamente distrutta presso discariche autorizzate. La carta viene prime lavorata per essere separata da altro materiale presente e successivamente tritata con macchinari appositi per estinguere definitivamente i dati sensibili. Infine viene avviata al ciclo di recupero per non disperdere la cellulosa e riutilizzarla nuovamente all’interno del ciclo produttivo. Tutte le fasi devono essere tracciabili per avere la certezza che i dati sensibili siano effettivamente stati cancellati e per fornire una documentazione valida in caso di controlli.

Cosa si intende per smaltimento degli archivi cartacei?

L’archivio cartaceo rappresenta tutta quella quantità di carta accumulata da un’azienda o da un professionista nel corso degli anni che deve essere digitalizzata e quindi distrutta. All’interno dell’archivio sono presenti documenti, pagamenti, dati anagrafici dei clienti, contratti di fornitura e di servizio, informazioni riservate ecc. che devono essere distrutti senza possibilità di essere recuperati. Questa carta rappresenta un notevole ingombro che occupa spazio vitale negli uffici ed inoltre contiene dati importanti e sensibili. La distruzione al di fuori della normativa o il furto di questi archivi può comportare pesanti sanzioni di natura amministrativa e nei casi più gravi addirittura penali.

Cosa dice la normativa?

Lo smaltimento dei rifiuti cartacei negli uffici è sottoposto al regolamento UE 2016/679 (GDPR) a tutela della privacy. Bisogna rispettare una serie di obblighi relativi alle procedure di sicurezza nel corso dell’attività di distruzione. Il titolare dell’azienda può occuparsi dello smaltimento autonomamente o affidarsi ad una società specializzata, ma è passibile di sanzioni e multe anche piuttosto pesanti se non adempie agli obblighi previsti dalla legge. La responsabilità non ricade sul proprietario se dimostra di essersi affidato ad un soggetto specializzato nello smaltimento degli archivi cartacei dotato della strumentazione adatta e delle conoscenze tecniche richieste. Al termine del processo l’azienda specializzata nello smaltimento deve rilasciare un attestato ed è consigliabile richiedere una prova fotografica o video dell’effettivo smaltimento dei documenti cartacei.

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