Il lavoro ibrido: l’efficacia nelle presentazioni a distanza secondo Maurizio La Cava

Con il ritorno al lavoro, il mese di settembre torna a proporci come un anno fa un “parziale” ritorno in ufficio.

La pandemia ha cambiato il nostro modo di lavorare, non più così fisico, o almeno solo in parte, permettendoci di lavorare da casa in quello che ci siamo abituati a chiamare “smart working”.

E se da una parte siamo facilitati, dall’altra si perde il contatto con la realtà, la fisicità e lo scambio di emozioni e intese che caratterizzavano riunioni e scambi di chiacchiere davanti alla consueta macchinetta del caffè.

È l’incontro dal vivo che viene penalizzato, non solo per chi lavora, ma anche per chi oramai siede davanti al PC per estenuanti “call” attraverso piattaforme di virtual meeting le cui più note portano i nomi di Teams, Zoom, Meet e altre ancora.

Le presentazioni virtuali hanno di fatto visto crescere il loro utilizzo in modo esponenziale negli ultimi 18 mesi, e se facilitano dislocazioni geografiche, non bisogna trascurare alcuni accorgimenti fondamentali per far sì che gli spettatori da remoto restino attenti e interessati in ciò che condividiamo a schermo, con la stessa analoga efficacia delle presentazioni dal vivo.

Maurizio La Cava, imprenditore, professore aggiunto al Politecnico di Milano e all’Istituto Marangoni, Startup Pitch Strategist al Polihub e CEO e co-founder di MLC Presentation Design, fornisce alcuni spunti davvero molto utili per realizzare una presentazione ibrida di successo in PowerPoint, oltre a una particolare funzionalità legata a Teams, che non tutti conoscono. 

Uno degli esempi più significativi di funzionalità ancora poco note, ma capaci di incrementare il coinvolgimento dell’audience è stato introdotto da Microsoft Teams e consente al presentatore di aggiungere il proprio volto sulla presentazione.

Intervista a Maurizio La Cava

Prof. La Cava, ci spiega meglio nel dettaglio di cosa si tratta?

Una delle più grandi perdite delle presentazioni online è la presenza del relatore, limitato ad apparire in un piccolo riquadro in basso allo schermo. Sappiamo quanto sia importante la comunicazione non verbale di una persona e la sua presenza durante una presentazione ma con l’online tutto questo viene sacrificato. Per questa ragione, i più tecnici sono corsi ai ripari sfruttando tecniche e software avanzati di streaming per dare nuovamente dignità al relatore facendolo apparire più in grande e di fianco alle slide. Recentemente Teams ha rilasciato diverse modalità che permettono di fare tutto questo alla portata di un click. Infatti, grazie alle modalità handout, side by side o reporter è finalmente possibile dare al relatore una posizione di maggior importanza rispetto a quella a cui siamo abituati.

Quali sono i “must have” del presentatore virtuale d’eccellenza?

Io credo che una buona presentazione prenda in considerazione, prima di tutto, l’esperienza che si desidera per la propria audience. La sfida delle presentazioni ibride è legata al dover rivolgersi a due audience distinte, una in presenza e l’altra remoto contemporaneamente. In pratica, dobbiamo passare lo stesso messaggio, con la stessa presentazione, nello stesso momento a due audience che vivono un’esperienza di fruizione completamente diversa. Un presentatore ibrido efficacia ha la sensibilità di tenere sempre a mente chi vede e chi non vede facendo sentire ogni persona che ascolta il protagonista della performance. 

Il modo di presentare da remoto cambia impostazione a seconda dell’audience e del target che ci segue? Si usano gli stessi accorgimenti?

Io credo che ogni presentazione abbia la sua audience ed ogni audience debba avere la sua presentazione. Ogni presentazione è un momento di interazione e condivisione delle nostre idee con un pubblico per cui non si può prescindere dal personalizzare ogni singolo dettaglio in funzione di chi ci sta di fronte. Un bravo presentatore ha la capacità di spostare le luci da se stesso alla sua audience rendendo le persone davvero protagoniste del momento. Una presentazione da remoto richiede capacità ed accorgimenti tecnici ben più avanzati di una presentazione dal vivo e certamente la cura dei piccoli dettagli fa la differenza. Ad esempio, dal vivo bisogna saper dispensare l’attenzione tramite lo sguardo sulle diverse parti della sala, in remoto bisogna fissare l’obiettivo della camera. In remoto bisogna essere in grado di gestire contemporaneamente le interazioni in chat, il software di meeting, la presentazione ed eventualmente un software di regia, dal vivo è tutto molto più semplice. Insomma, la presentazione online richiede delle accortezze speciali legate alla necessità di realizzare un tipo di esperienza diversa ma sempre efficace per la nostra audience. 

Quanto del suo pregresso percorso l’ha aiutata nello studio di una metodologia davvero efficace per “catturare” i suoi interlocutori?

Il mio trascorso professionale è stato fondamentale per identificare la necessità di un approccio innovativo al presentation design che fosse accessibile a chi davvero ne ha bisogno. Molte metodologie per realizzare presentazioni efficaci sono riservate ai creativi tagliando fuori i professionisti nel mondo del business che quanto a creatività scarseggiano. Ho vissuto questa esperienza in prima persona in dei contesti organizzativamente strutturati in cui le presentazioni svolgono un ruolo fondamentale per un efficace funzionamento del business. Ho fondato il Lean Presentation Design per democratizzare la capacità di realizzare presentazioni efficaci in meno tempo aprendo le porte anche ai meno creativi. Si tratta di una metodologia nata nel mondo del business per chi con le presentazioni fa business. 

Ha oltre 10.000 follower su LinkedIn! Hanno a loro volta contribuito a suggerire un percorso di efficacia generale cui attenersi?

Credo piuttosto sia stato il contrario. Il Lean Presentation Design oggi è stato insegnato ad oltre un migliaio di persone in tre continenti nel mondo. Ha trovato risposta alle esigenze comunicative di culture e lingue diverse seppur accomunate da necessità di comunicare per fare business. Il follow su Linkedin è arrivato dopo e cresce costantemente man mano che il Lean Presentation Design viene scoperto e condiviso. 

A suo avviso, resteremo in una forma di presenza assenza virtuale nel nostro futuro?

Difficile potersi esprimere sul futuro in un contesto cosi incerto. Certamente questa pandemia ha trasformato il nostro modo di lavorare aprendoci a scenari prima considerati impossibili. Personalmente, credo che l’iniezione di flessibilità nel modo di lavorare ci poterà ad adottare alcuni cambiamenti in maniera duratura. Per questa ragione credo che se in una prima fase siamo passati da presentazioni dal vivo a presentazioni in remoto, la direzione più probabile è quella delle presentazioni ibride in cui non sarà necessario avere il 100% dell’audience in presenza.