Impostare una mail di lavoro: cosa bisogna scrivere e cosa è meglio evitare

L’email è probabilmente la forma di comunicazione diretta più usata al mondo. Certo, la messaggeria istantanea tramite app sullo smartphone ha contribuito a far perdere un po’ di fascino alla cara vecchia posta elettronica, ma nel business continua ad essere molto utilizzata. Ma come si deve impostare una mail di lavoro?

Le regole base per scrivere le mail di lavoro

Prima di iniziare a scrivere la vostra mail di lavoro, è bene fare una considerazione fondamentale: una mail di lavoro va scritta in modo diverso rispetto a qualsiasi altra mail. Il “tono” deve essere formale, il “Lei” (rigorosamente maiuscolo) è obbligatorio, a meno che con l’interlocutore non ci sia anche un rapporto informale, il testo deve essere chiaro e conciso e gli argomenti di discussione devono essere trattati con assoluta precisione.

Ricordiamoci sempre che una mail è una scrittura ufficiale e come tale ha un valore specifico.

Molti di noi utilizzano un programma di posta elettronica che ci consente di gestire può indirizzi mail. Prima di impostare le mail di lavoro, ma soprattutto prima di inviarle, facciamo molta attenzione nel verificare che stiamo utilizzando l’account di posta elettronica aziendale. Inviare una comunicazione professionale con il nostro account personale non è mai bello, soprattutto se la stiamo scrivendo per conto di un’azienda presso la quale lavoriamo. Tra l’altro, come controindicazione, teniamo a mente che il destinatario può risponderci sulla stessa e dunque in qualche modo “disturbare” il nostro out of service.

Attenzione all’utilizzo delle opzioni CC e CCN

Sono utilissime se usate bene, in quanto permettono di diffondere la stessa mail e, dunque, la medesima comunicazione a più indirizzi. Il problema è comprendere bene il significato di quelle sigle.

CC significa copia conoscenza e tutti gli indirizzi riportati in quella voce sapranno che la vostra mail è stata inviata a più soggetti; inoltre, diffonderete a tutti gli indirizzi di posta elettronica che vi sono riportati.

CCN significa copia conoscenza nascosta. Si utilizza quando si vuole inviare in copia la stessa mail ad altre persone, senza far sapere a nessuno di averlo fatto. Questa modalità vi permette anche di evitare la diffusione degli indirizzi mail dei destinatari.

Scrivere l’oggetto in modo corretto è essenziale

C’è chi lo scrive prima, chi alla fine, ma in una mail di lavoro l’oggetto è fondamentale. Deve essere breve e diretto, seppur formale. Deve contenere il tema che viene trattato nella mail in modo chiaro per invogliare il destinatario ad aprire la vostra mail e leggerla. Un oggetto scritto male o poco accattivante, può portare chi legge a cestinare la mail. Da evitare assolutamente frasi tipo “Ciao, come stai”, “Proposta ufficiale per…” (soprattutto se si tratta di primi approcci), o cose simili.

Il testo di una mail di lavoro: come deve essere scritto?

Tanto per cominciare, il saluto è fondamentale. Ricordate il discorso sulla formalità? È una mail di lavoro e come tale va scritta. “Egregio Dott./Dott.ssa…”: questo dovrebbe essere l’incipit. E se non importa se il destinatario non è realmente un laureato, farete sempre una buona impressione. Ovviamente la deroga è ammessa se nella risposta lo stesso o la stessa, vi comunicano che il “Sig. o Sig.ra”, va più che bene.

Senza troppi giri di parole, nelle prime due-tre righe riassumete il motivo per il quale state scrivendo la vostra mail e solo successivamente approfondite i temi a cui tenete (proposte, accordi, appuntamenti, ecc). Fatelo in modo essenziale ma completo, andando ad inserire nel testo tutto ciò che realmente volete trasmettere.

Ricordate sempre di non esagerare con la lunghezza della mail: chi è dall’altra parte sta lavorando come voi e non ha tempo da perdere. Cercate di mettere tutto in 7-8 righe, non di più: avrete certamente la giusta attenzione da parte del vostro interlocutore.

Non dimenticate di terminare il vostro messaggio con i saluti finali. “Cordiali saluti” o “Distinti saluti” sono le scelte più utilizzate.

La firma dalla mail

Non dare la giusta importanza alla firma della mail è sbagliatissimo. C’è chi addirittura non scrive nulla. Come si può pensare di essere presi in considerazione? La firma deve esserci sempre e, oltre al vostro nome, cognome e qualifica, deve contenere i vostri contatti, il nome della società per conto della quale state scrivendo, eventuali dati della stessa e, se possibile, il logo dell’azienda.

Attenzione agli allegati!

Qualora aveste dei documenti da allegare alla mail, come immagini, pdf o video, cercate di evitare di inscenare il meme che gira sul web, con l’aereo che decolla e i passeggeri che rimangono… sulla scaletta. Scherzi a parte, non è proprio il massimo inviare una secondo mail con scritto “Ecco l’allegato”… Quindi prima di premere “invio”, ricontrollate la composizione della vostra mail e verificate che ci sia tutto.

Inoltre, quando inviate un allegato fate in modo che lo stesso non abbia un peso eccessivo (in byte): se troppo pesante, comprimetelo in uno zip o inviatelo attraverso un link dal vostro cloud. A nessuno piace ricevere file che ci mettono una vita per essere scaricati!