Lo smartworking come strategia e nuovi strumenti di lavoro: ecco le nuove tendenze

Digitalizzazione: parola chiave che, se fino ad un po’ di tempo fa veniva intesa come possibilità di migliorare, oggi va utilizzata come fase essenziale nel cammino di adeguamento alle nuove esigenze del mondo del business, soprattutto a seguito di quelle indotte dalla pandemia.

Una recente ricerca commissionata da ASUS all’istituto Eumetra, che ha intervistato un campione di 400 piccole e medie imprese italiane nel periodo di ripresa post Covid, era proprio tesa a conoscere le nuove strategie e i processi di adattamento effettuati.

I risultati della ricerca

Tra i vari dati, lo studio ha messo in evidenza come le nuove esigenze non riguardino unicamente la questione “ufficio o smart working”, ma emerge una forte componente psicologica, che vede l’intero approccio al lavoro e ai team da parte dei dipendenti modificarsi ed evolversi, richiedendo un forte investimento da parte delle aziende sull’elemento del capitale umano.

Molte imprese italiane, PMI incluse, hanno mutato il loro approccio e hanno reinvestito le proprie risorse non solo nell’attrezzatura necessaria ad affrontare i cambiamenti, ma anche e soprattutto nel capitale umano, le sue competenze, il ruolo e il morale di ogni singolo dipendente. Con l’aumento dell’utilizzo dello smart working, l’ufficio ha perso la sua connotazione di “luogo parte della routine quotidiana”, diventando invece un luogo di eccezionalità, quasi desiderabile in quanto si è andato a legare indissolubilmente con la sfera dei rapporti umani fra colleghi (il 33% delle PMI dichiara di vedere l’ufficio come punto di incontro per i colleghi al di fuori della normalità e quotidianità del lavoro da casa, mentre il 18% delle stesse aziende lo definisce un luogo oramai superfluo, utile solo per le occasioni “formali”). 

Analizzando il rovescio della medaglia, molti lavoratori hanno sentito, con l’aumentare dello smart working, un aumento della pressione. Il 37% delle aziende infatti afferma che le persone dipendenti hanno acquisito maggiore flessibilità (il 45% di queste sono aziende del Centro Italia), mentre nel 32% dei casi i colleghi hanno mantenuto un orario fisso, vedendo però aumentare le ore lavorative. La flessibilità totale di orario è invece stata acquisita solo dal 24% delle PMI.

Lo smartworking è una strategia

Sempre secondo la ricerca ASUS, il 41% delle PMI italiane dichiara di aver dovuto affrontare nel 2020 dei grandi cambiamenti a livello operativo e organizzativo, ma ciò che risulta interessante è che una buona parte di queste progetta, o ha già in atto, di mantenere e addirittura implementare tali modifiche, anche da un punto di vista tecnologico e volto alla digitalizzazione aziendale.

A partire dal lancio e/o rinforzamento di nuovi servizi o prodotti, sono molte le aziende che si fanno promessa di rinnovare il proprio apparato tecnologico (29%), mantenere lo smart working (18%) o riorganizzare la struttura interna (26%). In ogni caso, le percentuali di aziende che queste azioni le hanno già messe in campo sono decisamente minori. Rispettivamente, il 14% delle PMI ha infatti rinnovato l’apparato tecnologico, il 10% ha previsto nuovi servizi o prodotti, e il 9% ha avviato una riorganizzazione interna, mentre rimane invariata la percentuale riguardante l’implementazione dell’attività da remoto.

Considerando l’insieme delle aziende italiane studiate, il lavoro da remoto rimarrà nel 67% delle PMI. La maggioranza di queste pensa ad una strategia di impiego più “intensiva” e non limitata a poche persone. Inoltre, le aspettative per il 2022 sono più che ottimistiche per quel che riguarda il 66% del campione intervistato, con un 28% di aziende (molte delle quali situate nel Centro Italia) che invece si aspetta di rimanere stabile nei profitti.

I nuovi strumenti di lavoro

Con questi grandi cambiamenti, è normale pensare ad un rinnovamento degli strumenti di lavoro. L’ufficio, infatti, potrebbe rappresentare una risorsa decisamente più piccola rispetto alla tecnologia da implementare e mettere a disposizione di chi lavora. Le aziende dello smartworking strategico si apprestano ad adottare modelli di maggior autonomia per le persone, di maggior orientamento ai risultati, di utilizzo più libero delle dotazioni informatiche (a partire dal pc), anch’esse in evoluzione. In particolare, il 52% delle PMI del Sud Italia ha dovuto sopperire alla mancanza di pc portatili per i propri dipendenti, andando a costituire una grossa fetta della crescente domanda per questi strumenti.

Un processo di lavoro più fluido come quello che le PMI stanno affrontando vede come indispensabili certe funzioni, volte a migliorare la connettività fra le persone (il 48% delle PMI ha definito le migliorie di webcam e microfoni per videoconferenze come la principale necessità che ha portato all’acquisto di PC portatili) e a favorire gli spostamenti e il lavoro in ogni luogo (la mobilità è stata scelta dal 47% delle aziende come forte componente a causare lo stesso cambiamento).

Dalla classica postazione di lavoro si è passati al laptop con webcam e microfono integrati. Il 55% delle PMI fa infatti uso di laptop, mentre un 44% rimane ferma sui pc fissi. Altro grande cambiamento è quello che vede il crescere degli acquisti di tablet, affrontato dal 24% del campione, mentre il 20% delle PMI ha scelto di integrare le già esistenti docking stations e il 12% si è spostata sui modelli all in one.

A cambiare è anche il concetto di scrivania: ora è ottimizzata per essere più compatta e ospitare soluzioni più piccole rispetto al pc fisso. E infine, cambiano le mansioni che vengono portate sugli strumenti tecnologici: il pc, nelle sue diverse configurazioni, viene usato prevalentemente per lavori amministrativi (40%) e di ufficio classico (38%). Resta poi come strumento indispensabile al mantenimento dei rapporti interpersonali fra colleghi e la gestione delle relazioni (36%). Paradossalmente, tutte quelle task che di tecnologia hanno sempre vissuto scendono in fondo alla classifica – posizionandosi sotto anche all’utilizzo personale (22%) – come la creazione di contenuti grafici e multimediali con il 19% di risposte, la progettazione e il disegno professionale al 18% o lo sviluppo di software (15%).

“Il periodo della pandemia ha avuto un grandissimo impatto sul tessuto imprenditoriale italiano, PMI incluse, obbligando le aziende a implementare diverse misure per proseguire la loro operatività. I cambiamenti indotti, molti dei quali già in essere ma profondamente accelerati da questa emergenza, sono stati anche l’espressione di una volontà di evoluzione e digitalizzazione dei processi già presente in queste realtà da tempo, ma che ha trovato applicazione solo in questo momento.” Dichiara Massimo Merici, Business Development Manager System Business Group di ASUS Italia. “Un elemento fondamentale per far fronte a questo periodo è stata la tecnologia, e le PMI si sono rese conto del supporto strategico che questa può fornire. Per questo motivo ASUS si è proposta come partner ideale a supporto di tutte quelle realtà che ricercano soluzioni volte al riammodernamento tecnologico, fornendo strumenti versatili e compatti, ma allo stesso tempo leggeri e che favoriscano una mobilità estrema, come non l’abbiamo mai vista. Ad oggi, possiamo dirci ancora più consapevoli del supporto e del valore aggiunto che noi, come fornitori delle piccole e medie imprese italiane, possiamo dare in questo senso, favorendo le aziende nella loro transizione tecnologica e guardando insieme a loro al futuro”.

Ostacoli al cambiamento: ovviamente non mancano

Uno dei problemi maggiormente rilevati è la carenza del contatto umano. Lavorare da casa tramite pc, sentire i propri colleghi principalmente tramite telefono o videocall, hanno portato molti dirigenti aziendali a chiedersi se vi sarà nei prossimi mesi un discreto diminuire delle performance e della motivazione.

Sulla base di queste considerazioni, il 25% delle aziende teme che lo smartworking possa portare a una perdita di motivazione del lavoratore, mentre il 24% crede che questo porterà a un maggiore isolamento dei dipendenti, con conseguente perdita dei contatti sociali e maggiore preoccupazione per eventuali distrazioni e incombenze famigliari.Questi sono i maggiori timori circa l’impossibilità di adattare i processi aziendali ai nuovi metodi di lavoro.