Come organizzare un evento stando attenti ad ogni dettaglio
Organizzare un evento: ecco da cosa partire
Se hai un’attività da promuovere, vuoi mostrare il tuo lavoro al mondo o desideri coinvolgere persone nuove nel panorama delle tue attività lavorative, uno dei modi migliori in assoluto è certamente quello di organizzare un evento pubblico.
Tra le tante decisioni da prendere per portare avanti un progetto del genere, c’è sicuramente la scelta del luogo ideale, che a seconda del tipo di attività svolta non coincide sempre con la propria città. Il cuore pulsante del mondo del business in Italia è certamente il capoluogo lombardo, perciò con tutta probabilità sarà necessario puntare su una organizzazione eventi Milano ad hoc, in linea con il core della tua azienda e soprattutto in grado di coinvolgere quanta più gente possibile.
Bisognerà sicuramente chiedersi, come prima cosa, quale messaggio si desidera far arrivare a tutti i partecipanti: avere degli obiettivi chiari aiuterà di certo anche la pianificazione dell’evento, ad iniziare da orario e data giusti. Se la tua attività si rivolge in primo luogo a lavoratori, aziende e simili, probabilmente sarà meglio puntare sui fine settimana lontani da ponti e lunghe festività. Se si desiderano coinvolgere studenti universitari o più piccoli ancora sarà invece meglio optare per i pomeriggi infrasettimanali e così via.
Se il tuo evento fa parte di un contest più grande, probabilmente dovrai adattarti a linee guida uniche per tutti, ma se l’organizzazione di un evento a Milano è nelle tue mani, sarai anche in grado di decidere con quanto anticipo i partecipanti dovranno ricevere i loro inviti. Se l’evento è aperto a molte persone, come ad esempio in una fiera, questo si potrà iniziare a pubblicizzare anche con settimane di anticipo. Se gli ospiti sono stati invece selezionati allora è meglio ridurre i tempi a due o tre settimane prima, in questo modo i più saranno ancora liberi e la notizia dell’evento non rischierà di passare in secondo piano a causa del passare del tempo.
Anche il luogo prescelto cambierà in base al tipo di evento. Si desidera avere un afflusso di gente costante e continuo o c’è una lista invitati ben definita? In base a questo si potrà valutare l’idea di prenotare uno spazio aperto o chiuso, sempre considerando anche stagione e condizioni climatiche. Ovviamente, a meno che il luogo adibito all’evento non sia un ristorante, un club o simili, sarà solitamente necessario ottenere un permesso dal comune per essere in regola con l’organizzazione eventi a Milano. Le cose a cui pensare sono davvero tante, ecco perché spesso ci si affida a professionisti del settore, che già conoscono gli iter per tenere tutto sotto controllo e non trovarsi con spiacevoli sorprese il giorno dell’evento.
Per andare incontro a chi si occupa dell’organizzazione di eventi, il Comune di Milano ha messo a disposizione uno Sportello Unico Eventi così da facilitare l’iter burocratico di chi dovrà chiedere permessi per l’occupazione di suolo pubblico, per la messa in opera di un bar itinerante, per l’utilizzo di musica e quindi la gestione dei rapporti con la SIAE e in generale per tutto quello che c’è dietro ad una giornata perfetta.
Come organizzare la giornata dell’evento
Dopo aver stabilito il luogo, la data ed aver ottenuto i permessi, sarà necessario pensare allo svolgimento della giornata, al catering ed alle attività proposte per intrattenere gli ospiti. A seconda del tipo di azienda che avete, potete optare per un workshop in linea col settore o magari uno spettacolo che richiami alcuni dei punti focali della giornata o ancora semplicemente ad uno spazio espositivo gratuito che invoglierà le persone a venire al vostro evento e soprattutto a restarci. Non sottovalutate inoltre i social, create un hashtag che gli invitati potranno usare per condividere le loro foto su Instagram, Twitter, Facebook o altro e non dimenticate che questa per voi sarà tutta pubblicità gratuita!
Una buona organizzazione eventi a Milano dovrà tenere in considerazione anche il tipo di invitati. I cittadini del capoluogo sono abituati ad avere a disposizione un vasto panorama di scelte. Milano è infatti ricettacolo di eventi, fiere e importanti manifestazioni come la Fashion Week, il Fuorisalone, l’Expo, ed ovviamente mostre ed esposizioni di ogni tipo. Si può dire perciò che gli abitanti siano “viziati” e si aspettino sempre il massimo da ogni manifestazione a loro proposta, perciò il team che lavora al vostro evento dovrà essere davvero attento ad i più piccoli dettagli per offrire una manifestazione senza intoppi, accattivante e interessante. Proprio per questo motivo optare per dare in mano il tutto ad un’agenzia che si occupi di organizzazioni eventi Milano può essere la scelta vincente, così da far conoscere la vostra attività e segnare una svolta per la vostra azienda.
