Prendere appunti al lavoro: meglio su carta o al pc?

“La carta stampata morirà entro gli anni ‘90”. Così la rivista Bloomberg Businessweek annunciava nel 1975 la fine di questo supporto. Una profezia azzardata che tuttavia non si è rivelata veritiera visto che, nonostante il forte processo di digitalizzazione che ha coinvolto tutti i settori economici e gli ambiti della nostra vita, la carta continua a essere impiegata e utilizzata. E questo lo si vede soprattutto negli uffici, dove nonostante le aziende abbiano dotati i propri dipendenti di numerosi strumenti che con la carta non hanno niente a che fare, le scrivanie continua a essere tappezzate da block notes, quadernetti, post-it e chi più ne ha più ne metta. Come mai non si è verificata tale scomparsa? Da una parte perché la carta risulta essere spesso e volentieri uno strumento più economico rispetto alle attrezzature digitali, e sicuramente in grado di essere sfruttata da tutti senza che ci si scontri con il cosiddetto digital divide. Anche se i vantaggi della carta non terminano certo qui.

Perché la carta sopravviverà al digitale

Una delle ragioni per cui la carta riesce ancora a farsi valere rispetto al digitale è la sua capacità di durare “per sempre”. Chiaro, anche lei può deteriorarsi col passare del tempo, tuttavia risulta immune da un problema che è tutto legato al digitale: quello dell’oblio, ovvero la perdita di un’ingente quantità di dati qualora un giorno questi supporti, per una ragione o per un’altra, non dovessero risultare più accessibili. Al di là degli aspetti più tecnici, la carta riesce a scaturire emozioni anche solo toccandola perché richiama il senso della tradizione e del passato, che soprattutto negli ultimi anni si sta inseguendo un po’ in ogni campo. Una dimensione collettiva, ma anche personale, perché a differenza di un foglio Word su cui scrivere, la carta è un oggetto tangibile che presenta caratteristiche di volta in volta diverse, rendendo l’esperienza di scrittura unica. 

L’arte di prendere appunti

Tra le attività che possono implicare il coinvolgimento di supporti di carta c’è proprio il prendere appunti. Un’azione che, indipendentemente dallo strumento impiegato, è importante per fare chiarezza nei pensieri. Quando scriviamo infatti il cervello traduce i concetti che abbiamo in testa, per natura estremamente complessi da rappresentare e dai non precisi confini, in qualcosa di concreto. Prendendo appunti si riescono a definire meglio le idee, corredandole man mano che si procede con la scrittura di sempre più dettagli, confini e strutture. Oltre a essere precisi bisogna conciliare questo aspetto con la velocità e l’ordine, così da ottenere un risultato di qualità. Risulta evidente quindi come serva mantenere alta la concentrazione per tutta l’attività, anche se c’è una variazione importante tra prendere appunti al pc e riportare i concetti su carta.

L’uso degli strumenti di carta sul luogo di lavoro

Il gesto di prendere appunti è molto praticato anche nei contesti aziendali, soprattutto durante riunioni o lavori di gruppo. E se tanti lo compiono stando al pc, in realtà la scrittura a mano si rivela ancora la scelta migliore, e non solo per il fastidioso ticchettio che comporterebbe il battito delle dita sulle tastiere dei presenti, ma anche per avere una concezione più chiara e immediata di quanto si sta dicendo. Quando si prendono appunti, la difficoltà principale è mantenere un equilibrio tra ascolto e scrittura: chi prende appunti al pc tende a riportare parola per parola quanto viene detto, senza magari stare lì troppo a riflettere sul significato d’insieme del discorso proferito. Prendere appunti a mano invece induce maggiormente all’ascolto, perché è impossibile imprimere le parole dell’oratore su carta così come vengono dette: bisognerà riassumere i concetti principali e l’andamento logico del discorso. Va da sé che in questo caso, più che a un testo fitto fitto, il foglio dovrà assomigliare a una mappa, dove lasciare anche spazi vuoti per appuntarsi le note. A colpo d’occhio una costruzione del genere, finita la riunione, renderà ancora più comprensibile e revisionabile il tema della riunione, cosa che prendendo appunti al pc non sarebbe fattibile perché il testo si presenterebbe come un ammasso informe di concetti di colore nero. Anche l’attrezzatura impiegata svolge un ruolo essenziale in questo: con i block notes personalizzati, soprattutto se a quadretti grandi, sarà più comodo disegnarla, e con penne di colori diversi e un mini righello diventerà più semplice tirare linee e frecce sulla carta, mantenendo il foglio ordinato senza fare pasticci.

Dopo aver organizzato tutto il materiale, le cose da appuntarsi prima e durante la riunione o il momento di team working sono tre: scrivere il tema dell’incontro e data in alto al primo foglio; creando ogni volta che avviene un cambio di argomento dei titoletti per separare le porzioni di testo; segnarsi sempre ‘chi dice cosa’ perché ciò che viene espresso ha un peso diverso a seconda del ruolo all’interno dell’azienda di chi lo pronuncia; e separare le riflessioni o le idee che ci vengono in mente dal resto degli appunti, scrivendole tra parentesi o con una penna di un altro colore. Se in parecchi casi sono ammessi simboli e abbreviazioni come nel caso delle preposizioni, ci sono parole che dovranno essere trascritte con attenzione, in particolare citazioni, nomi, date, cifre. 

(Pubbliredazionale)