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Digital Transformation: ecco il Temporary Innovation Manager

Digital Transformation: un processo che molte aziende hanno iniziato a portare avanti da qualche anno. Alcune sono più avanti e le potremmo definire già digitalizzate, altre stanno incontrando qualche problema in più ed in particolare sono quelle italiane ad essere più indietro rispetto alla media europea. E proprio per venire incontro a queste realtà, ci sono manager che si stanno specializzando per supportarle lungo la via della digitalizzazione.

“Sebbene per molte aziende la trasformazione digitale fosse già in atto, l’ultimo anno ci ha dimostrato quanto il percorso verso l’innovazione sia tortuoso. Non dobbiamo pensare, infatti, che per essere innovativi e digitali sia sufficiente far lavorare le risorse da remoto. Servono un approccio strategico, una visione di lungo periodo e l’implementazione di nuovi modelli di business. Si tratta di un processo che richiede notevoli competenze e che, in nessun modo, si può improvvisare”, ha dichiarato Davide Boati, Executive Director di Hunters, divisione di Hunters Group, azienda specializzata nella ricerca e selezione di personale qualificato.

Il Temporary Innovation Manager

È una figura chiave per la Digital Transformation. Visto che per alcune realtà può essere difficile, in alcuni casi proibitivo, dal punto di vista economico inserire full time una risorsa dedicata all’innovazione e alla digitalizzazione, la soluzione potrebbe essere rappresentata da un Manager a tempo, altamente qualificato e dedicato ad un progetto specifico. Avere in organico una risorsa con una seniority adeguata per un periodo limitato rappresenta di certo un vantaggio. Una figura che ha meritato l’attenzione del Ministero dello Sviluppo Economico, il quale ha istituito un Albo degli Esperti in Innovazione Tecnologica al fine di disporre di specifiche professionalità in materia di ricerca e sviluppo precompetitivo per la valutazione dei progetti di innovazione tecnologica.

Di cosa si occupa il Temporary Innovation Manager

È un professionista che analizza ed implementa il percorso di trasformazione digitale, per mezzo dell’innovazione dei processi, dei modelli di business e dei prodotti. Si tratta di una figura manageriale altamente qualificata, alla quale viene affidata temporaneamente la gestione della crescita o dell’innovazione aziendale, con obiettivi specifici da raggiungere in un determinato periodo di tempo. In genere ha un cv in cui sono presenti esperienze lavorative in grandi aziende, dove ha potuto maturare esperienza su processi complessi e migrazioni tecnologiche importanti. 

“Oggi per una piccola media impresa può essere estremamente difficile assumere un professionista che possa occuparsi di un processo tanto indispensabile, quanto complicato. Scegliere un Temporary Innovation Manager, dunque, permette di soddisfare l’esigenza di avere competenze elevate, soltanto per il periodo di tempo necessario. Nell’ultimo anno, molte aziende con cui abbiamo collaborato hanno optato proprio per questa soluzione e credo che nel prossimo futuro questa tendenza continuerà ad aumentare”, continua Boati.

Digital Transformation: le email possono essere gestite diversamente…

Tenersi in contatto attraverso una comunicazione efficace e puntuale, è essenziale nel mondo del lavoro in smartworking e non solo. Ma proprio il nuovo modo di lavorare richiede una quasi costante concentrazione su cosa avviene intorno a noi e su ciò che i nostri collaboratori fanno o hanno da dirci. Tutto ciò comporta una iperattività sul controllo dei nostri messaggi, in particolare della e-mail.

Attualmente si stima che si dedichi ai messaggi di posta elettronica il 28% del proprio tempo. Non vi sembra un po’ troppo? Soprattutto se si pensa che solo 38 mail su 100 sembrano contenere informazioni rilevanti.

Un’idea interessante

Per questo SIAV, azienda leader in Italia nella fornitura di soluzioni software per la gestione dei documenti elettronici e dei processi digitali, presenta l’offerta “Meno Mail”, individuando per le aziende 3 tappe fondamentali del viaggio verso la digital transformation, capaci di ridurre il carico di mail e ottimizzare il tempo a disposizione attraverso questi tre passaggi essenziali.

1) Archiviazione delle mail all’interno di un software di gestione elettronica dei documenti: in molti reparti, come ad esempio quello amministrativo, HR o legale, gran parte del tempo speso per gestire la posta elettronica viene destinato all’archiviazione dei messaggi più importanti, che vengono salvati sul desktop, all’interno di cartelle di rete o, peggio, stampati e inseriti dentro a fascicoli cartacei. L’archiviazione delle mail, direttamente dal client, all’interno di un software di gestione elettronica dei documenti permette di velocizzare i diversi passaggi e ne favorisce la successiva ricercabilità e consultazione. Archiflow, il sistema di gestione documentale di Siav, consente di archiviare tutte le mail con un clic direttamente dal client di posta, abilitando, in modo nativo, la gestione di caselle multiutente condivise, così da evitare la sovrapposizione delle attività tra i diversi colleghi di un team.

2) Adozione di un sistema di gestione documentale che abiliti lo scambio di documenti e informazioni senza l’uso delle mail: il paradigma che vedeva la posta elettronica come un asset aziendale da archiviare e gestire, deve essere superato spostando il focus sui documenti, colonne portanti di qualsiasi dipartimento. Per questo motivo è fondamentale adottare un sistema di gestione documentale che abiliti lo scambio di documenti e informazioni dall’ufficio e in mobilità senza l’utilizzo delle mail. Con Siav è possibile rendere 100% digitale il dialogo dell’azienda, sia verso l’interno sia verso l’esterno, abilitando una gestione nativamente digitale dei contenuti, creati, revisionati, approvati, firmati, condivisi e conservati sempre all’interno del sistema.

3) Utilizzo di software documentali dotati di funzionalità di BPM (Business Process Management): snellita la gestione delle e-mail e compresa la centralità di un sistema documentale, c’è un’ultima fondamentale tappa per raggiungere l’obiettivo di un ufficio con meno mail. Per ridurre i messaggi di posta, infatti, disporre di un archivio digitale per inserire informazioni e allegati è importante ma non sufficiente. I documenti, tramite le mail, attraversano di continuo i binari che collegano l’intera organizzazione. E questi binari non sono altro che i processi. Occorre, dunque, affidarsi a software documentali dotati di funzionalità di BPM, dotati di veri e propri motori di workflow che consentono di digitalizzare e automatizzare i flussi di lavoro di ogni dipartimento, come Archiflow, che abilita la collaborazione tra gli utenti tramite condivisioni rapide e annotazioni sui file archiviati; inoltre, il suo modulo Interactive Dashboard dialoga con gli utenti e li guida tra le attività da svolgere.

“L’offerta Meno Mail nasce dalla necessità di snellire e ottimizzare il flusso di comunicazioni in entrata e in uscita dalla propria posta elettronica, senza perderne i benefici di utilizzo” ha dichiarato Nicola Voltan, CEO di Siav. “In quanto leader nei servizi e nelle soluzioni software collaborative per la gestione digitale di documenti e processi, Siav è il partner ideale per tutte le aziende che mirano a una digital transformation a 360 gradi.”

È uscito Uomo&Manager di Ottobre! Ed è gratis!

Il numero di Uomo&Manager di Ottobre 2018 è uscito e ora è possibile scaricarlo gratuitamente! La rivista edita da DCNETWORK di David Di Castro Editore, è ormai da tempo un punto di riferimento prezioso nel settore del business e nella comunità dei professionisti di sesso maschile e questo le consente di intraprendere la via della distribuzione gratuita. Questo senza scalfire e compromettere la qualità del giornale stesso!

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