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Hybrid Working, 8 consigli pratici per affrontare il cambiamento

Hybrid Working, home working: come è cambiato il nostro modo di lavorare negli ultimi due anni a causa della pandemia. Eppure la nostra grande capacità di adattamento ha reso possibile formulare delle best practice che ci hanno svelato, in alcuni casi, orizzonti prima d’ora sconosciuti. E i manager in particolare hanno dovuto imparare nuovamente a lavorare secondo i nuovi criteri. Il Cegos Observatory Barometer 2021 ha rilevato, inoltre, l’incremento generalizzato dell’utilizzo della formazione online a seguito dell’emergenza sanitaria e confermato che le competenze da padroneggiare in via prioritaria sono remote management, comunicazione digitale e capacità di adattamento.

Sviluppare queste competenze è la chiave per fronteggiare la trasformazione digitale nel modo migliore secondo 9 HR Manager su 10 e il 94% dei dipendenti afferma di essere pronto a seguire in autonomia percorsi formativi per adattarsi ai cambiamenti su ruoli e competenze. Insomma, la formazione è la chiave di volta per avere successo anche in un periodo storico questo.

“L’Hybrid working sta diventando di uso comune, nonostante la tendenza rimanga orientata prevalentemente verso una modalità ‘remote-first’, anche a seguito della recente impennata di contagi. È evidente che questo nuovo approccio ‘ibrido’ sottolinea ancor più l’importanza del rispetto dell’equità e la salvaguardia della cultura aziendale – dice Silvia Martinelli, Regional Manager & International Projects Manager di Cegos Italia -. “Chi lavora da remoto, qualora non correttamente supportato, corre il rischio di rimanere ai margini dell’organizzazione; diventa cruciale, quindi, che qualsiasi modello applicato non venga lasciato all’improvvisazione e che tutti i dipendenti siano messi in condizione di procedere allineati verso un unico obiettivo, ne siano ispirati nelle loro azioni quotidiane e siano supportati in ogni aspetto delle attività. In questo scenario la formazione rappresenta un cambio di mindset considerevole: oggi apprendere è fondamentale non per “mettere da parte” nozioni che potrebbero servire in futuro ma, al contrario, per testarle e applicarle immediatamente”.

Il questo nuovo contesto, gli studi internazionali Cegos hanno elaborato 8 pratiche con le competenze da sviluppare, adatte sia a manager che dipendenti. Ecco quali sono.

8 skills da sviluppare per il lavoro ibrido

Ecco svelate le 8 attitudini da sviluppare secondo Cegos, che vi riportiamo per intero.

  1. Working from anywhere. Crea la tua working area.

Lavorare bene richiede una buona postazione, sia che ci si trovi a casa, in un ufficio in coworking o in mobilità.  Significa trovare il posto giusto, sufficientemente protetto se non si ha uno spazio dedicato, prestando attenzione alla scelta dei mobili, con almeno una sedia da ufficio essenziale per una corretta postura, senza dimenticare il gusto estetico, utilizzando colori o piante d’arredo che favoriscono concentrazione e creatività.

  1. Proximity. Resta connesso.

È importante cogliere le opportunità del remote working e sperimentare nuove abitudini, che medino tra la focalizzazione sui compiti e il mantenimento dei legami sociali con colleghi e clienti; quindi attività chiare, responsabilità definite, fiducia tra i membri, procedure e strumenti comuni di collaborazione scelti in base all’obiettivo da raggiungere, ma anche condivisione di informazioni e di eventi in corso – anche se riguardano un solo compagno del team – e incontri face to face almeno una volta all’anno per consolidare la cultura aziendale.

I tool tecnologici dovranno aiutare anche a superare il proximity bias, ovvero la dinamica che porta a favorire chi si incontra di persona.

E poi più attenzione da parte di tutti su: puntualità nelle riunioni (5 minuti di ritardo sono imperdonabili da remoto), mantenimento della webcam accesa ed uso eccessivo di e-mail, telefonate e videoconferenze.

  1. Time management. Pianifica in anticipo le attività principali.

Il segreto per la gestione del tempo è una buona to do list, ma come terminare la giornata sulle attività davvero importanti senza interruzioni di e-mail e chiamate? 

Ecco 4 consigli: definire le priorità distinguendo tra alta e bassa urgenza e importanza, stimare la durata dei compiti ritagliandosi un margine di sicurezza per gli imprevisti, utilizzare dei tool per la gestione delle mansioni e segmentare il lavoro in micro-attività per auto motivarsi.

Tenere poi a mente i 3 principi per essere più produttivi: la legge di Pareto, che serve ad identificare  ogni giorno il 20% delle attività strategiche che permetteranno di raggiungere l’80% dei risultati, la legge di Parkinson che, sottolineando come il lavoro tenda a dilatarsi in base al tempo che si ha a disposizione, afferma che riuscire a rispettare le scadenze sarà fonte di grande soddisfazione e benessere e, infine, il principio di Laborit che, basandosi sul fatto che le ore del giorno non sono equivalenti fra loro, suggerisce di dedicare la mattina alle attività più strategiche e il pomeriggio a quelle di routine.

  1. Workload Management. Concentrati per gestire al meglio il lavoro.

10 sotto-consigli per non farti distrarre da notifiche ed e-mail, evitare il multitasking e trovare la giusta concentrazione per ogni attività. 

  • Fissa un obiettivo concreto;se lo raggiungiaumenterà di 10 volte la motivazione del tuo cervello a rimanere concentrato.
  • Fai una cosa alla volta; lavorare contemporaneamente su più progetti è controproducente. 
  • Lavora con continuità;un’interruzione costa più della durata dell’interruzione stessa.
  • Isolati da richieste esterne; imparaa dire «no»con assertività, benevolenza e diplomazia.
  • Rispetta la tua crono-biologia; isolati dalle distrazioni esterne durante i picchifisiologici di efficacia.
  • Goditi le prime ore del mattino… senza e-mail! Il cervello è pronto a concentrarsi sul primo task che gli dirai di affrontare.
  • Preparati il giorno prima a lavorare su un determinato argomento,attraverso una serie di piccole azioni compiute in breve tempo e con un carico mentale moltobasso. 
  • Crea il tuo rituale di inizio per predisporre la mente ad essere efficace e inquadrare i compiti da svolgere. 
  • Lavora sulla durata delle sequenze di concentrazione, cioè sia sulla tua resistenza alladistrazione quando hai deciso di concentrarti su un soggetto sia sul tempo massimo per rimanereconcentrato. 
  • Allena la tua attenzione divertendoti per rafforzare la profondità di concentrazione, ovvero la capacità di focalizzarsi su una cosaad esclusione di tutte le altre. 
  1. Positive thinking. Attiva un atteggiamento positivo.

Adottare un approccio positivo consente di vedere gli eventi da un’angolazione diversa e mantenere relazioni armoniose con gli altri. Con l’analisi transazionale è possibile allenarsi incrociando mentalmente su 4 assi quello che si pensa di sé stessi in un dato momento con quello che si pensa dell’altro per scegliere così la “postura” giusta e passare rapidamente ad un atteggiamento ++; più velocemente si reagisce, minore sforzo si dovrà fare per ripristinare la situazione prima che si aggravi. 

I comportamenti che favoriscono lo sviluppo dell’ottimismo sono legati alla capacità di interpretare gli eventi che si vivono, cercando di “migliorarli”. Ciò vuol dire, quindi, trarre il meglio dalle situazioni in cui ci si trova, siano esse complicate o inaspettate; è una skill sempre più richiesta ai manager prima di tutto.

  1. Become influencer. Fai crescere la tua area di influenza.

La situazione attuale è senza precedenti e non sarà risolta con un ritorno al passato.

Per questo non è possibile essere attendisti: meglio essere proattivi dandosi una prospettiva sia professionale che personale e intervenire su ciò che è nella nostra sfera di influenza per realizzarlo. Con influenza non si intende manipolazione, ma chiarificazione dei propri obiettivi e apertura all’altro con fiducia.

A livello manageriale si traduce nell’esercitare una leadership gentile, ovvero caratterizzata da sincerità, assenza di conflitto di interessi, rispetto, fiducia negli altri e spirito di squadra.

  1. Free thinking. Potenzia la tua creatività.

La creatività è una delle soft skill più richieste dalle aziende oggi. Sia in un ambiente professionale che nella vita privata, essere creativi significa trovare soluzioni nuove e originali alle difficoltà che si presentano, portando innovazione. 

Siamo tutti creativi e ci si può allenare in due modi per incrementare questa capacità: leggendo molto, osservando e prestando attenzione ai piccoli eventi quotidiani per riempirsi di ispirazione e iniziando qualcosa di nuovo che permetta di vivere un’esperienza ricca e diversa dalla routine.

È importante essere consapevoli delle 4 fasi per risolvere i problemi complessi: raccogliere dati e informazioni, prendersi uno stacco mentale (incubazione), annotare tutto senza censura (illuminazione), valutare le idee nel contesto e realizzarle.

  1. Get fit. Mantieni in forma corpo e mente.

Nelle organizzazioni ibride occorre aumentare la capacità di promuovere il benessere.

Il giusto approccio è praticare attività fisica, oltre a dare la priorità a buone abitudini quotidiane ed esigenze di base come relazioni umane, sonno e alimentazione.

E poi combattere lo stress attraverso il “fare”, pianificando con cura, allenando l’assertività imparando a dire di no quando è opportuno, ponendosi obiettivi chiari e misurabili, prestando attenzione all’impulsività per evitare di generare altri “problemi” ed essendo più sicuri di sé in generale.

L’equilibrio tra lavoro e vita privata – o work-life balance – corrisponde alla costante ricerca di un’armonia e va promosso su base giornaliera o settimanale, durante tutto l’anno.

5 caratteristiche essenziali che deve avere un notebook

Notebook, ormai è un inseparabile compagno di lavoro. Ma che caratteristiche deve avere? C’è chi preferisce lavorare sui tablet, ma il notebook è certamente più pratico e funzionale, soprattutto ora che in molti lo utilizzano per il loro home working.

5 caratteristiche essenziali per un notebook

Secondo gli esperti di Dynabook, sono 5 le peculiarità di cui tenere conto e che rendono il nostro notebook uno strumento di lavoro preziosissimo.

  • Qualità dello schermo: quando si sceglie un notebook per uso aziendale, la dimensione del display è spesso un’esigenza primaria. Per molti dipendenti la grandezza dev’essere tale da sostituire comodamente il display del desktop, ma allo stesso tempo deve essere abbastanza compatto per permettere frequenti spostamenti. I notebook con schermi da13,3” a 14,1” rappresentano un ottimo compromesso. Oltre alla dimensione, sono importanti anche la risoluzione così come il numero di pixel e la visibilità di tutte le informazioni. Un altro elemento chiave è la flessibilità, perciò optare per un display luminoso e senza riflessi permetterà di lavorare ovunque, anche all’aperto. 
  • Prestazioni e velocità: in passato era necessario scegliere tra potenza di elaborazione e durata della batteria. Oggi non è più così, lavorando da remoto la potenza di elaborazione deve supportare non solo l’esecuzione delle attività quotidiane, ma anche le operazioni in background, come la connessione allo storage in cloud, a VPN aziendali e altre modalità simili di accesso da remoto. Quando si pensa alle prestazioni, si dovrebbe considerare anche la struttura del dispositivo: optare per un laptop con chassis in magnesio garantisce sicuramente una maggiore resistenza e flessibilità in caso di spostamenti. Inoltre, mantenere un PC sicuro e funzionante è fondamentale, per questo Dynabook offre la ‘Reliability Guarantee’, che in caso di guasto nel primo anno dall’acquisto offre la riparazione e il rimborso del notebook.
  • Tastiera: spesso un laptop aziendale è funzionale al solo inserimento di dati, per questo sono essenziali una tastiera integrata e un dispositivo di puntamento di buona qualità, soprattutto se si lavora in spazi ristretti. I tasti devono essere ben distanziati e avere una buona reattività. Inoltre, scegliere una tastiera resistente al versamento dei liquidi aiuterà a far fronte ad alcuni possibili problemi. Un’altra caratteristica importante è la retroilluminazione, utile sia quando si viaggia sia quando si lavora la sera a casa in ambienti dove si stanno svolgendo altre attività.
  • Connettività: lavorare da casa spesso significa cambiare diverse postazioni, dal tavolo della cucina alla camera da letto fino al divano, e può risultare particolarmente utile mettere in pausa il proprio PC e riattivarlo dopo pochi istanti, grazie a funzionalità di accensione/riavvio istantanea o di ibernazione rapida in grado di interrompere e riprendere il lavoro velocemente. L’autenticazione biometrica tramite volto o impronte digitali, per un accesso veloce e sicuro, è un’opzione da considerare. Inoltre, se si lavora su un tavolo, una docking station con connettività Thunderbolt 3 o USB Type-C, permetterà di collegare e scollegare i dispositivi con estrema facilità.
  • Funzionalità multimediali: un aspetto a cui spesso non si pensa quando si sceglie un notebook business sono le funzionalità multimediali. Tuttavia, la pandemia in corso ha evidenziato quanto sia essenziale che altoparlanti, microfoni e webcam siano di buona qualità per interagire al meglio con colleghi e clienti. 

“La crescente diffusione dello smart working ha accentuato ulteriormente l’importanza di valutare con cura le caratteristiche di un notebook per permettere ai dipendenti di svolgere al meglio il proprio lavoro”, ha dichiarato Massimo Arioli, Business Unit Director Italy di Dynabook Europe GmbH. “Dynabook offre un’ampia gamma di dispositivi adatti alle diverse attività aziendali, dagli ultra-mobile 2 in 1, perfetti per chi è sempre in movimento, alle potenti workstation per chi non si allontana dalla scrivania. Inoltre, è possibile assegnare un modello diverso ad ogni dipendente senza rendere complicate le attività di gestione. Grazie a immagini software, opzioni di alimentazione e soluzioni di docking comuni alla maggior parte dei modelli, consentiamo di gestire tutti gli asset IT in modo semplice ed efficiente”.