Ormai da oltre 5 anni nella pubblica amministrazione vige l’obbligo di istituire un registro di protocollo informatico per l’archivio documentale. All’interno di tale registro, conservato in formato digitale, è necessario inserire tutti i dati che riguardano la documentazione disponibile per la singola realtà. Nonostante la legge preveda l’obbligo di tale registro di protocollo solo per la pubblica amministrazione, si tratta di uno strumento utile anche per le aziende private. Per poter mettere a disposizione, del cittadino, del cliente o della PA, uno strumento di questo tipo è bene conoscere le regole tecniche per il registro di protocollo informatico.

Cos’è un registro di protocollo informatico

Oggi la gran parte dei documenti gestiti da una qualsiasi azienda, pubblica o privata che sia, sono in formato digitale. Effettivamente molti di questi documenti sono spesso stampati, per inviarli via posta ai cittadini o per la consultazione di persona. Un registro di protocollo è uno strumento che consente di mantenere traccia di tutti i dati che riguardano un documento, comprese le eventuali consultazioni, gli invii ai cittadini o ai clienti e varie informazioni di questo tipo. Oggi i registri di protocollo dei documenti conservati in un archivio aziendale solo solitamente di tipo informatico, nel senso che non esistono più registri di protocollo cartacei. O meglio, i vecchi registri cartacei si stanno sostituendo con versioni digitali, informatiche, più pratiche e semplici da conservare.

I documenti da protocollare

Sono numerosi i documenti che si possono o si devono protocollare all’interno di un’azienda. Precisiamo che per quanto riguarda la pubblica amministrazione esiste un vero e proprio regolamento, quindi per le aziende della PA i documenti che vanno corredati da una voce del registro di protocollo informatico sono stabiliti per legge. In linea generale i documenti da protocollare da parte di una qualsiasi azienda sono tutti quelli ricevuti e inviati alla Pubblica amministrazione, le fatture e i documenti informatici in senso generale, tutte le email, sia quelle “comuni” sia quelle della casella di posta elettronica certificata, le dichiarazioni presentate alla PA per via digitale, come ad esempio quelle di tipo fiscale.

Quali informazioni contiene un registro di protocollo informatico

Un registro di protocollo informatico deve contenere tutte le informazioni che riguardano ogni singolo documento sopra elencato, a partire dal numero di protocollo del singolo documento. Questo numero è inserito in modo automatico ed è il sistema utilizzato per la protocollazione a generarlo, lo stesso dicasi per i dati che riguardano ora e data di registrazione. Oltre a questo è necessario corredare il protocollo con i dati che riguardano più specificatamente il singolo documento, come ad esempio il mittente o il destinatario, l’oggetto del singolo documento, i dati del documento informatico inviato per via telematica. Per ogni documento saranno conservate nel registro tutte le registrazioni effettuate nel corso del tempo, le eventuali modifiche e i dati che riguardano ulteriori invii, informa cartacea o digitale, di copie del documento a soggetti terzi. 

Gestire i registri di protocollo

Per la gestione di questa mole di informazioni spesso ci si organizza all’interno della realtà aziendale; in alcuni casi sono società di consulenza esterne che forniscono strumenti per la registrazione e che conservano i dati prodotti.