Forse una cosa che non immaginavi è che essere un buon manager passa anche da azioni piccole e apparentemente di secondaria importanza come organizzare meeting perfetti, a cui tutti possano partecipare in maniera efficace e confortevole. Come riuscirci è questione complessa e che richiede di prendere in considerazione una serie di fattori diversi: di che tipo di riunione si tratta, chi parteciperà, quali sono i risultati da raggiungere e via di questo passo. Senza la pretesa che sia esaustiva, quella che segue è una breve guida a come scegliere le location per i meeting: un aspetto spesso sottovalutato, anche da chi ne organizza numerosi durante l’anno. 

La buona e la cattiva notizia insieme è che provando a googlare sala riunioni Milano si ottengono migliaia di risultati: cercare una location per gli eventi aziendali a Milano richiede, non a caso, tempo e di conoscere com’è fatta la città e quali sono le abitudini di chi la frequenta per lavoro. 

Sala riunioni a Milano: come scegliere quella giusta per le proprie esigenze

Sulle ragioni perché organizzare una riunione nel capoluogo lombardo e non in qualsiasi altra città non c’è molto da discutere: con le sue oltre 300mila imprese Milano è il cuore pulsante dell’economia italiana, oltre a essere per ragioni geografiche anche meglio collegata con l’Europa e l’estero. Uno dei primi aspetti da prendere in considerazione quando si sta valutando l’affitto di una sala riunioni a Milano è, così, quanto la struttura in questione sia facilmente raggiungibile con mezzi e, cioè, la presenza nelle vicinanze di stazioni, fermate della metro o degli autobus, stazionamenti dei taxi. 

Le dimensioni della location in rapporto al numero dei partecipanti vengono immediatamente dopo: spesso se si sceglie di organizzare un meeting fuori dalla propria sede e dai propri locali aziendali è, del resto, perché non si ha qui lo spazio necessario per accogliere tutte le persone che devono partecipare alla riunione. Le misure anticontagio durante il Covid hanno reso, per altro, mediamente meno gradevoli luoghi affollati e situazioni da calca: meglio assicurarsi, insomma, che nella propria sala riunioni ci sia spazio per tutti e tutti possano avere i propri spazi. 

Non meno importante è verificare che la location abbia l’equipaggiamento tecnico di cui si ha bisogno. Sedie, un tavolo, un proiettore, una connessione WiFi sono le dotazioni minime garantite da qualunque sala riunioni ma non sempre bastano. Se durante la riunione dovrà essere presentato il prototipo di un nuovo prodotto potrebbero servire, per esempio, macchinari e attrezzi ad hoc: la soluzione più facile è in questo caso accordarsi con chi gestisce la struttura per portare personalmente in anticipo tutto ciò di cui si necessita. 

Un’area relax o un piccolo punto ristoro possono essere un punto in più a favore della location soprattutto per riunioni lunghe, se è previsto un coffee break o se si vuole offrire ai partecipanti un breve pranzo dopo la riunione. Se affitti una sala riunioni in hotel – e a Milano le alternative non mancano – puoi trasformare anche questi momenti di pausa in esperienze uniche, grazie a cucine stellate e internazionali. 

Se già sai che qualcuno parteciperà in remoto alla tua riunione o vuoi dare l’opportunità di farlo, assicurati infine che la struttura offra la possibilità di allestire anche una sala riunioni virtuale: realtà all’avanguardia, come i numerosi coworking con area meeting presenti a Milano, lo fanno. 

(Pubbliredazionale)