La fatturazione elettronica è ormai diventata una realtà a tutti gli effetti in Italia per la maggior parte delle partite IVA. Ci sono delle regole ben precise che riguardano emissione, conservazione e annullamento delle fatture, regole che ancora non sono chiare a molte persone. Cerchiamo allora di fare insieme un po’ di chiarezza sulla questione.

Fatturazione elettronica: emissione e conservazione delle fatture

Sono oggi disponibili molti servizi online per gestire la fatturazione elettronica e corrispettivi con un click, grazie a queste piattaforme emettere documenti amministrativi digitali risulta semplice e veloce. Alcuni dati vengono inseriti dal programma in modo del tutto automatico. Anche la firma viene inserita in automatico, così come la numerazione della fattura. Dopo aver redatto la fattura, il in un file nel formato XML, ecco che è possibile inviarla al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate. Il Sistema di Interscambio, proprio come se si trattasse di un postino digitale, riceve la fattura e la invia al destinatario.

Secondo la normativa attualmente vigente, le fatture elettroniche devono essere conservate per ben 10 anni. I programmi per la fatturazione consentono di conservare le fatture per questo lasso di tempo in modo automatico. Una copia cioè viene automaticamente archiviata nel momento stesso in cui la fattura viene inviata al Sistema di Interscambio. Semplice e pratico!

Gli annullamenti nella fatturazione elettronica, come funzionano 

Durante la compilazione di una fattura in modalità elettronica è sempre possibile effettuare delle modifiche. Il problema è che quando ormai la fattura è stata inviata al Sistema di Interscambio, questa risulta emessa. Non può essere modificata né annullata con un semplice click.

C’è da considerare un fatto importante. È piuttosto difficile incorrere in errori durante la compilazione della fattura. La fatturazione elettronica nasce infatti anche, tra le altre cose, per semplificare questo processo alle aziende. Semplificandolo, si minimizza la possibilità di incorrere in errori. Si minimizza, non la si elimina del tutto alla radice. Per quanto possa essere difficile insomma, è comunque possibile sbagliare.

Nel caso in cui siano stati effettuare degli errori, è necessario emettere una nota di variazione, una nota quindi di credito oppure di debito. La nota di variazione, proprio come la fattura, deve essere inviata al Sistema di Interscambio, che a sua volta poi la invia in modo automatico al destinatario. Questo processo è senza dubbio un po’ complesso, ma permette di garantire la massima trasparenza possibile nella fatturazione.

Come scegliere un buon programma per la fatturazione

Meglio fare affidamento su un software da scaricare direttamente sul computer di lavoro oppure scegliere piattaforma che offre un programma in cloud? Questa seconda opzione è la più valida. Se non c’è un software da scaricare, il proprio computer ha maggiore memoria a disposizione per il suo lavoro. Non Si va ad intaccare quindi la sua operatività. Se non c’è un software da scaricare, ma si accede direttamente tramite web, ecco che è possibile gestire la fatturazione da ogni computer e da device mobile, smartphone e tablet. Inoltre i software in cloud si aggiornano in modo del tutto automatico, senza che vi sia bisogno di alcuna perdita di tempo.

Al momento di scegliere il programma in cloud su cui fare affidamento è bene controllare le funzionalità offerte. Alcuni programmi infatti sono piuttosto basilari, altri invece pensati per la corretta gestione di ogni più piccolo dettaglio. È importante anche controllare che sia sempre disposizione dei clienti un servizio assistenza. È possibile infatti avere bisogno di aiuto o anche semplicemente di qualche chiarimento. Indecisi tra due programmi? Se hanno la stessa identica qualità, il prezzo può fare la differenza ovviamente e merita quindi senza dubbio di essere preso in considerazione.