Software preventivi: CPQ vs Excel e cartacei. I vantaggi del digitale
Malgrado la crescita delle applicazioni digitali all’interno di ogni settore professionale, molte aziende basano ancora le proprie attività commerciali su metodi tradizionali, come l’utilizzo di fogli Excel per i preventivi oppure documenti cartacei compilati manualmente con annessa carta carbone. Sistemi che prestano il fianco a varie problematiche.
Preventivo: gli elementi chiave in termini di efficacia commerciale
Il preventivo costituisce un elemento molto rilevante all’interno delle trattative commerciali per via di una pluralità di aspetti che possono influenzare l’esito stesso della vendita.
Partiamo da quello più rilevante, ovvero la sua correttezza. La creazione di preventivi attraverso un foglio Excel, con inserimento manuale delle informazioni, oppure attraverso un documento cartaceo, possono comportare errori più o meno gravi, con impatto negativo sul cliente. Il secondo aspetto riguarda la tempistica. La creazione dei preventivi non è mai immediata. Il commerciale deve innanzitutto verificare la disponibilità dei prodotti e i relativi prezzi, prestando attenzione a eventuali aggiornamenti.
In molti casi l’applicazione di un eventuale sconto richiede l’intervento dell’area manager per controllare e validare o meno la proposta.
Nel frattempo, possono entrare in gioco eventuali competitor, con il rischio che il potenziale cliente accetti un’altra proposta.
Occorre, inoltre, tener conto del layout del documento, aspetto tutt’altro che secondario in un’epoca in cui la forma è sostanza. L’impostazione grafica e strutturale del preventivo e del successivo contratto dovrebbe essere sempre in linea con l’identità dell’azienda in modo da rafforzare l’immagine del brand e generare fiducia nel cliente.
Da queste problematiche concrete nascono le basi per l’introduzione sul mercato dei CPQ, strumenti sempre più determinanti per la gestione ottimizzata di tutte le fasi della vendita.
CPQ: I vantaggi rispetto ai sistemi tradizionali
Un software CPQ (acronimo corrispondente a Configure Price Quote) è uno strumento completo ed estremamente efficace nella gestione dell’intero buyer’s journey, dal supporto offerto nel corso della presentazione dei prodotti, alla predisposizione del preventivo fino alla creazione del contratto.
Questa tipologia di software consente al venditore di creare un preventivo perfettamente corrispondente alle esigenze del cliente.
Essendo automatizzato e integrabile con altri software aziendali – in primis ERP e CRM – un CPQ elabora solamente i prodotti e i servizi disponibili, applicando prezzi sempre aggiornati, logiche d’offerta e scontistiche già approvate dall’azienda. Il margine di errore è quindi pari allo zero.
L’offerta, strutturata applicando un layout precedentemente elaborato, viene emessa in tempo reale, offrendo ai sales il vantaggio di presentarsi al meglio e sfruttare una procedura estremamente rapida.
Al cliente si può quindi offrire, già al primo incontro, un documento pronto, corretto e solamente da firmare sul dispositivo o da remoto.
Apparound, molto più anche di un CPQ
Tra le soluzioni software presenti oggi sul mercato spicca quella proposta da Apparound.
La sua app è stata infatti inclusa, per il quinto anno consecutivo, nel Magic Quadrant™ di Gartner® per le Configure, Price & Quote Application Suites.
Secondo Gartner, i principali punti di forza del prodotto sono rappresentati dall’essere disponibile nativamente su Android, iOS e Windows10, lavorare anche in assenza di copertura di rete, oltre a permettere la raccolta della firma elettronica direttamente sul dispositivo del venditore, attraverso la firma grafometrica oppure attraverso la firma remota con autenticazione OTP.
Apparound, infatti, offre alla forza vendita più vantaggi a partire dall’avvio della trattativa, grazie alla possibilità di visualizzare e consultare i cataloghi interattivi dei prodotti, le brochures, le schede tecniche, i listini.
L’app è fruibile su tutti i dispositivi digitali, come pc portatili, tablet o smartphone. Consente di mostrare efficacemente al prospect questi materiali oltre a video e ulteriori file multimediali.
L’offerta viene generata in real-time dinnanzi al prospect con conseguente opportunità di cross-selling e up-selling, applicando eventuali sconti pre-approvati dai responsabili aziendali.
Si arriva poi alla generazione di preventivi e contratti.
Riepilogo dei plus offerti da Apparound
Riepilogando i plus offerti dal software Apparound è bene sottolineare:
- Coinvolgimento diretto del cliente nella stesura del preventivo;
- Condivisione e presentazione catalogo prodotti/servizi in maniera interattiva, attraverso un’eccellente User Experience;
- Azzeramento dei costi di stampa dei documenti relativi alla vendita, dai listini al preventivo;
- Azzeramento degli errori di calcolo e di compilazione manuale del preventivo;
- Rafforzamento della brand identity;
- Strumento veloce nel ready-to-use;
- Informazioni sempre disponibili, complete e aggiornate grazie all’integrazione con CRM e ERP
- Riduzione dei tempi di presentazione dell’offerta al prospect;
- Facilitazione della conclusione della trattativa attraverso l’apposizione della firma elettronica in presenza del cliente o da remoto;
- Aumento significativo del tasso di chiusura della trattativa.
Il valore aggiunto di Apparound, rispetto ai CPQ presenti sul mercato è dato dalla assoluta semplicità di utilizzo oltre che dai 10 moduli e strumenti specifici che ne arricchiscono le funzionalità tra cui, oltre a quelli, citati il modulo di gestione dei contenuti marketing e il sistema di monitoring e tracking riguardante le offerte presentate e le attività dei venditori in tempo reale.
(Pubbliredazionale)
