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10 consigli pratici per affrontare la paura dell’aereo

È più diffusa di quanto si pensi: parliamo dell’aerofobia, ovvero la paura dell’aereo e di conseguenza di volare. Un problema che spesso tende ad essere sottovalutato se questo mezzo di trasporto deve essere utilizzato solo per le vacanze, ma cosa succede quando un manager ne soffre e deve viaggiare per lavoro?

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Come semplificare la nota spese: ecco alcuni aspetti da valutare

Cos’è la nota spese? La nota spese è un documento che permette a tutti i dipendenti e lavoratori di ricevere un rimborso delle spese aziendali effettuate (in trasferta o in visita da un cliente) che sono state pagate personalmente con i propri soldi. Solitamente, la nota spese viene compilata dai dipendenti, settimanalmente o mensilmente, allegando assieme un giustificativo (es. lo scontrino) che permetta di verificare l’effettivo valore economico delle spese effettuate; infine viene poi inviata o inoltrata a chi si occupa della parte finanziaria-amministrativa in azienda.

Nel documento o modulo riepilogativo consegnato è necessario indicare alcune informazioni fondamentali: 

  • i dati aziendali;
  • i dati del dipendente che richiede il rimborso;
  • l’importo pagato;
  • luogo e data del pagamento;
  • la tipologia di spesa (es. rimborso spese chilometrico, spese per pranzi e cene, etc);
  • eventuali note e informazioni aggiuntive.

Gestire la nota spese

La gestione della nota spese, come già anticipato, spetta al team o ai dipendenti responsabili dell’area finanziaria-amministrativa. 

In base al numero di dipendenti, alla tipologia di mansioni svolte e al numero di trasferte effettuate, l’attività può essere breve e veloce grazie all’utilizzo di qualche strumento che può rendere automatica un’attività spesso completata in modo manuale.

Il flusso della nota spese si compone di vari step che non è possibile evitare se si vogliono percepire i rimborsi: prima di tutto è fondamentale non perdere i giustificativi da raccogliere; è poi necessaria la compilazione manuale del modulo per le note spese e l’invio all’amministrazione della rendicontazione (tipicamente un file foglio elettronico Excel). 

L’amministrazione, a quel punto, potrà verificare la coerenza tra i giustificativi e il modulo in modo da poter inserire in busta paga il rimborso. Tutte queste attività possono sottrarre tempo al lavoro e ad altri task più importanti, senza contare gli errori che si possono fare e le dimenticanze o la perdita di un giustificativo.

Come semplificare la nota spese?

Molto spesso la nota spese viene ancora completata manualmente dai dipendenti, mentre creare dei processi automatizzati e digitalizzati può essere una soluzione grazie anche all’utilizzo di software gestionali per le procedure amministrative.

Infatti, grazie alla digitalizzazione, è possibile completare le note spese nel momento stesso in cui si paga o si riceve uno scontrino permettendo a chi si occupa di amministrazione e finanza in azienda di avere i dati in tempo reale. In questo modo il flusso di lavoro è molto più snello, limitando la possibilità di errori e mantenendo un alto livello di trasparenza.
Utilizzare una Carta di credito aziendale può essere un piccolo passo per semplificare la gestione ma in più la digitalizzazione consente di non dovere più conservare tutti gli scontrini cartacei ricevuti da allegare al resoconto delle spese riducendo la possibilità di perderli e non ottenere i rimborsi.

Inoltre, grazie all’utilizzo di sistemi automatici e digitali come app e siti web dedicati è sufficiente fare una foto dallo smartphone ai giustificativi e caricarli sull’app registrando le singole voci di spesa, risparmiando tempo e fatica: è sufficiente che le note spese mantengano le caratteristiche di immodificabilità, integrità ed autenticità per poter consentire di considerarle valide.

Alcuni sistemi particolarmente innovativi, grazie a sistemi OCR, riescono a registrare in automatico nome del fornitore, data e importo totale.

Viaggiare per lavoro dopo il lockdown: ecco cosa è cambiato

C’è il grande desiderio di tornare a viaggiare per lavoro. I manager preparano le valigie e raggiungono sempre più gli aeroporti e le stazioni ferroviarie.

“Prima che scoppiasse la pandemia, i nostri viaggiatori prenotavano con una media di 8 giorni di anticipo rispetto alla data di partenza. Nei mesi da marzo a maggio abbiamo rilevato delle anomalie nel loro comportamento: una circostanza comprensibile se si pensa alla grande incertezza che ha riguardato tutti i settori e in particolare alcuni come il turismo, bombardati da continue informazioni sullo stato di emergenza. Oggi, a quattro mesi dalla fine del lockdown, il dato sta tornando ai livelli pre-Covid, con 5 giorni di anticipo sulla partenza. Il ritorno alla normalità non può che essere graduale ma, da quello che vedo, siamo sulla strada giusta, sempre che non ci siano nuove ondate”: queste le parole di Luca Carlucci, uno dei due fondatori e CEO di BizAway, piattaforma digitale che consente di pianificare l’intero processo di un viaggio d’affari.

Da un’analisi effettuata da Dall’analisi effettuata da BizAway sulle prenotazioni di oltre 550 clienti emerge che a marzo, ossia quando la confusione era massima ed era appena iniziato il lockdown, l’anticipo della prenotazione era solo di 2 giorni: “Questo dato dimostra che, nel momento in cui le frontiere mano a mano chiudevano e le possibilità di viaggiare diminuivano, le trasferte avevano carattere di urgenza e la prenotazione avveniva solo all’ultimo minuto e solo se indispensabile – continua Carlucci – La situazione è cambiata drasticamente nei mesi di aprile e maggio dove abbiamo registrato una media di rispettivamente 25 e 20 giorni di anticipo: questo aumento vertiginoso è stato dettato dal fatto che in piena quarantena, ormai rassegnati all’impossibilità di viaggiare, si prenotava a lungo termine, nell’attesa che le misure restrittive si allentassero”.

E ora cosa succede? Ebbene, con la fine del lockdown, i giorni tra la prenotazione e la partenza sono scesi a 7, a luglio e ad agosto – mesi che non sono di alta stagione per i viaggi d’affari – si sono assestati a 5

Il ritorno alla normalità nel business travel è dimostrato anche da un altro dato emerso dal comportamento degli utenti della piattaforma BizAway, quello del volume delle prenotazioni dei viaggi di affari che ad oggi è arrivato al 52% del volume pre-Covid. “Certo le aziende fanno viaggiare ancora poco i propri dipendenti, ma il mercato è in ripresa. Salvo ondate di ritorno, ritengo che con il 2021 quasi la totalità delle aziende torneranno a viaggiare come erano solite fare”, afferma Carlucci.

Le nuove abitudini dei manager in viaggio

Il Covid ci ha cambiato inesorabilmente ed ha lasciato tracce forse indelebili nei nostri sistemi di vita, ivi compresi quelli lavorativi. Se infatti prima la durata media era di 3,6 giorni e il mezzo di trasporto più utilizzato era l’aereo, da maggio 2020 in poi la durata si è abbassata a 2,4 giorni e viene preferito il treno: “Questo atteggiamento, frutto di un’analisi delle prenotazioni effettuate sulla nostra piattaforma, è comprensibile: la pandemia non è del tutto debellata e si mantiene un atteggiamento prudenziale, trattenendosi il meno possibile nella destinazione del viaggio. Altro dato significativo è la preferenza per il treno, un mezzo che da sempre richiede meno prassi burocratiche (moltiplicatesi in tempo di Covid) e oltretutto è anche più eco-friendly” conclude Luca Carlucci.

Al momento le destinazioni nazionali e internazionali per i viaggi di affari prenotati su BizAway si equivalgono, con un leggero vantaggio per le prime (52%) sulle seconde (48%): all’estero si viaggia per la grande maggioranza in Europa (82%) rispetto alle destinazioni intercontinentali (18%).

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Viaggi d’affari sostenibili: ecco 4 consigli utili

Viaggi di lavoro? Sì, ma devono essere green. Le aziende italiane sembrano essere estremamente virtuose quando si parla di viaggi business ecosostenibili, eppure non hanno grande conoscenza di quale sia l’impatto ambientale dei viaggi d’affari e di cosa possono fare in concreto per renderli più sostenibili.

Questo è il risultato del sondaggio “Corporate travel sustainability index” condotto da SAP Concur, secondo il quale l’82% delle aziende italiane vorrebbe apportare un cambiamento nelle sue travel policy, ma il 39% dei travel manager non conosce i dati sul reale impatto e di conseguenza diventa difficile essere proattivi.

4 consigli per viaggi d’affari sostenibili

A quanto sembra sono i piccoli gesti a fare la differenza in molti casi. BizAway, la multipiattaforma digitale di business travel che dal 2015 con i suoi servizi cerca di snellire il lavoro del travel manager e di promuovere la digitalizzazione nel settore, ha stilato un piccolo prontuario di 4 consigli che possono rendere più sostenibili i viaggi di lavoro.

Adottare travel policy eco-friendly 

Un viaggio sostenibile inizia molto prima del check-in: dalle travel policy aziendali. Se possibile, dunque, è meglio scegliere il treno piuttosto che l’aereo per gli spostamenti; scegliere l’hotel più vicino al luogo dove si deve andare per lavoro.

Prenotare in anticipo il parcheggio 

Può sembrare un’ovvietà ma sono in pochi quelli che ci pensano prima di iniziare il proprio spostamento. La ricerca di un posto auto richiede in media 15 minuti per ogni automobilista (che possono arrivare a 30 nelle grandi metropoli europee) e questo comporta l’aumento delle emissioni di CO2 oltre che dello stress di chi magari deve recarsi a un importante appuntamento di lavoro e rischia di non farcela.

Prenotare una struttura sostenibile

A prescindere dal livello della struttura di hospitality prescelta, sono numerose quelle che dedicano un’attenzione particolare al tema della sostenibilità e adottano misure volte alla riduzione degli sprechi e dell’inquinamento. Dall’utilizzo di prodotti ecologici per la pulizia delle camere e dei locali alla raccolta differenziata dei rifiuti, fino all’impiego di pannelli fotovoltaici o alla scelta precisa di prodotti a km 0 per la preparazione dei pasti, sono molte le iniziative che magari non balzano subito all’occhio del viaggiatore ma che possono essere perfettamente in linea con le policy della loro azienda. 

Compensazione delle emissioni di CO2 con iniziative speciali 

BizAway ha creato uno strumento di calcolo immediato e compensazione automatica delle emissioni di anidride carbonica dei viaggi con la conseguente piantagione di mangrovie, a fronte di un contributo economico esiguo da parte del viaggiatore. In pratica, grazie alla collaborazione avviata con l’organizzazione no profit Eden Reforestation Projects – impegnata nella lotta alla povertà e all’inquinamento in ampie aree devastate dalla deforestazione in Etiopia, Madagascar, Nepal, Haiti, Indonesia, Mozambico e Kenya – chi prenota un viaggio può contribuire al benessere del Pianeta: con un contributo di 10 centesimi, Eden pianterà una mangrovia, un albero che nel corso della sua vita riesce ad assorbire emissioni di CO2 pari a circa tre voli di sola andata Venezia-Barcellona effettuati da un singolo passeggero. In un anno sono già stati piantati oltre 50.000 mangrovie, assorbendo piú di 16 i milioni di kg di CO2.

Insomma, come affermava una celebre canzone “si può dare di più” per il nostro pianeta, anche quando si viaggia per lavoro…

Viaggi di lavoro: come ottenere il rimborso volo per ritardi o cancellazioni

Hai mai dovuto affrontare problemi relativi a ritardi e cancellazioni aeree per i tuoi viaggi business? Hai mai quantificato il danno subito in termini di pianificazione, lavoro, stress e… soldi? Ecco come fare questo calcolo, come ridurre le perdite e chiedere un rimborso volo. 

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Trasferte senza pensieri: dall’assicurazione del tuo smartphone alla valigia perfetta

Chi viaggia spesso per lavoro lo sa: con la valigia alla mano e mille dettagli da tenere a mente, l’organizzazione deve essere a dir poco impeccabile. Quali sono quindi i consigli per viaggiare “leggeri” in tutti i sensi?

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Viaggi per affari? La comodità non è più un lusso!

Il motivo del viaggio, fa la differenza sotto molteplici aspetti. Primo tra tutti il rapporto con l’orologio ed il grado di tensione o nervosismo. Se si viaggia per piacere, non si dà molta importanza a quanto ci possa volere per raggiungere un determinato posto: si ha tutto il tempo del mondo in vacanza!

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Viaggi spesso per lavoro? Ecco la classifica dei migliori aeroporti del mondo

Quando si viaggia per lavoro, ci si deve spesso abituare alle attese in aeroporto, aspettando le coincidenze o semplicemente a causa di ritardi. L’aeroporto rappresenta molto spesso un fattore, durante le trasferte di lavoro. Ebbene, edreams.it, ha pubblicato la classifica dei migliori aeroporti del mondo, risultato di un’analisi sulle 50.000 recensioni dei clienti internazionali dell’agenzia di viaggi online leader in Europa.

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I manager italiani sempre più attratti dall’esperienza all’estero

I manager italiani sono sempre più attirati dall’esperienza di vita e di lavoro all’estero.

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Muoversi a Londra per lavoro, quale auto scegliere?

Facciamo lavori dinamici che portano a viaggiare spesso all’estero e quindi si ha spesso bisogno di comodità e tranquillità negli spostamenti. Certamente non è sempre possibile viaggiare con la propria auto e poi un’ulteriore comodità sarebbe quella di noleggiare un’auto ogni volta diversa, che si adatti ad ogni appuntamento di lavoro per esempio.

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Giovani in viaggio? Sì, per lavorare e migliorarsi

Viaggio all’insegna del divertimento? No, grazie. Se una volta erano considerati troppo edonisti, oggi molti giovani italiani sembrano aver capito l’importanza di mettersi in gioco nel mondo della formazione e del lavoro, addirittura anche durante i tanto agognati periodi di vacanza.

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V-Pro, nasce la piattaforma per i manager sempre in viaggio

Una piattaforma multimediale pensata per i manager che sono sempre in viaggio per lavoro. Il portale leader in Europa per i viaggi in treno da e per la Francia oltre che per le maggiori destinazioni europee, lancia “V.Pro”: un insieme di servizi gratuiti che permettono di gestire da un unico conto sia i viaggi personali che quelli di affari.

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