Come misurare il tempo? Questione di produttività e time management

Time management: ovvero l’arte di organizzare il tempo

Avete mai sentito parlare di time management? La percezione del tempo è molto soggettiva e dipende dalle caratteristiche di chi è chiamato a gestirlo. Ma non sempre il modo in cui impieghiamo il tempo ci soddisfa: capita spesso che, davanti ad una fitta agenda di impegni, le attività subiscano dei grandi ritardi o che, per rispettare le deadline, velocizziamo i processi e non siamo pienamente soddisfatti del risultato, ci sentiamo sopraffatti dal tempo e lo subiamo.

In casi come questo, l’efficacia e la produttività si riducono, lasciando spazio a stress, ansia e tensione, con effetti negativi che si ripercuotono sulle nostre performance e, spesso, anche sulla qualità della nostra vita. E se non dovessimo gestire il tempo ma gestire noi stessi? 

Ottimizzare la produttività: l’importanza dell’organizzazione

Secondo gli economisti l’indicatore che rappresenta meglio i problemi del lavoro in Italia non è il tasso di occupazione o disoccupazione, bensì quello relativo alla produttività del lavoro che esprime quanto valore viene generato in media in un’ora di lavoro. La produttività dipende da molte variabili come le tecnologie e le dimensioni dell’azienda, ma anche dai comportamenti lavorativi quotidiani che dipendono esclusivamente da noi. 

Misurare la produttività è difficile quando subentra il know how, in quanto le competenze e l’approccio alle situazioni standard o di crisi, ci distinguono l’uno dall’altro, rendendo molto più variabile e intangibile la nostra produttività individuale. Al di là dell’età, del titolo di studio, del tipo di attività che svolgiamo e dell’organizzazione in cui lavoriamo, l’efficienza del proprio tempo di lavoro è sempre migliorabile. Un corretto time management è uno degli aspetti determinanti per ottenere successo. Secondo la Legge di Parkinson: “Ogni nostra attività si prende tutto il tempo che per essa abbiamo stanziato”, il nostro cervello calibra lo sforzo sulla base del tempo che abbiamo attribuito al task da completare.

Quando pianifichiamo le nostre attività, stanziamo un budget di tempo che finiamo per utilizzare interamente anche se avremmo l’opportunità di finire prima.
Per ottimizzare la produttività, quello che possiamo fare è gestire noi stessi, sfruttando al massimo il tempo a disposizione. 
Controllo e programmazione aiutano a stabilire le priorità, liberando il flusso creativo e tenendo lontani ansia o stress.
Tra i modi più semplici per gestire la giornata c’è quello di aprire un file excel, suddividere la nostra “giornata tipo” in tutte le microattività di cui è composta e assegnare a ciascuna il suo peso in termini di minutaggio.
Più analitici siamo nella scomposizione, più possiamo individuare delle microattività a cui possiamo ridurre il budget di tempo.

Un manager e un imprenditore, inoltre, non dovrebbero mai sottovalutare che alcune cose devono essere delegate ad altre persone. Un alleato prezioso è proprio l’agenda, meglio se digitale, dove segnare le cose da fare e indicare il tempo che ogni attività richiede per essere eseguita. Nella lista delle cose da fare, è bene specificare le attività e le persone coinvolte. Ogni cosa va organizzata secondo la priorità ogni giorno, ogni settimana e ogni mese.
Ogni mattina basteranno 10-15 minuti per avere subito una panoramica generale del lavoro da ultimare. Avere una buona gestione della propria vita anche personale, aiuta a non portare situazioni di stress a lavoro. Sembrerà banale ma una buona alimentazione, svegliarsi presto la mattina e avere un approccio risoluto ad ogni cosa nel quotidiano, aiutano ad essere più efficienti ed ottimizzare il proprio tempo.
Anche a lavoro alcune piccole accortezze come avere la postazione ordinata, creare delle routine, fare pause brevi ma frequenti, sono attività fondamentali per tenere la mente libera e restare concentrati.
Il nostro cervello ha bisogno di staccare per qualche minuto con continuità. Idealmente bisognerebbe distogliere gli occhi da uno schermo (anche quello dello smartphone), cambiare postura e possibilmente ambiente, almeno ogni ora.

Cosa dicono le Neuroscienze sul time management

In alcune situazioni il tempo sembra volare, in altre non passare mai… alcune persone sono incurabili ritardatari altri incredibilmente puntuali. Per sollecitare e ottimizzare la produttività risparmiando il tempo, è necessario innanzitutto assecondare e valorizzare l’energia del nostro cervello e del nostro corpo. 

Le neuroscienze  hanno rivelato che il nostro cervello influenza direttamente la percezione e la gestione del tempo. Questo perché l’esperienza del tempo è frutto della mente umana che misura il trascorrere del tempo attraverso una complessa serie di orologi biologici interni, in grado di regolare le attività in base al ritmo della giornata. La percezione del tempo cambia a seconda delle emozioni e alla base di questo meccanismo sembra che ci sia la dopamina, associata alle sensazioni di piacere, in grado di far accelerare o rallentare il nostro orologio biologico. Più dopamina produciamo, più sottostimiamo il tempo. Per questo in caso di eventi piacevoli, il nostro orologio interno accelera facendoci sembrare più breve il tempo trascorso. Il modo in cui approcciamo alla gestione del tempo è strettamente connesso al modo in cui solitamente pensiamo e ci comportiamo. Dagli studi condotti da Emergenetics Int. è emerso che ciascuno di noi è in grado di combinare il pensiero convergente/divergente e quello astratto/concreto in quattro stili di pensiero: Analitico; Strutturale; Sociale; Concettuale.

Nonostante tutti siano dotati dei quattro stili di pensiero, ognuno di noi tende a preferirne uno o più, in base al proprio patrimonio genetico e alle esperienze accumulate. In base alle preferenze di pensiero ragioniamo in modo diverso, abbiamo più capacità di prioritizzazione, siamo più propensi ad elaborare soluzioni e schedularle, interagiamo con gli altri e siamo più flessibili nella gestione delle emergenze. Infine, in caso di una preferenza di pensiero concettuale, si ha generalmente un’ottima capacità di definizione della strategia.

Tratto da Uomo&Manager di Gennaio 2019