Viaggi di lavoro: come ottenere il rimborso volo per ritardi o cancellazioni

Hai mai dovuto affrontare problemi relativi a ritardi e cancellazioni aeree per i tuoi viaggi business? Hai mai quantificato il danno subito in termini di pianificazione, lavoro, stress e… soldi? Ecco come fare questo calcolo, come ridurre le perdite e chiedere un rimborso volo. 

La nostra era, l’era delle telecomunicazioni super veloci, della gestione lavorativa e aziendale da remoto, delle skype call e delle video conferenze online non ha certo diminuito il traffico dei viaggi aziendali.

Al contrario, la possibilità di lavorare facilmente con tutti i paesi non ha che fortificato il legame tra il businessman e i viaggi aerei, portando le compagnie a dover incrementare i propri livelli di efficienza per restare competitive e garantirsi quel segmento ormai fondamentale del “business travel”. 

Tuttavia, secondo quanto valutato da una ricerca della Westminster University , ogni anno i ritardi aerei costano sono all’economia europea oltre 300 mila euro.
Secondo la  UC Berkeley, invece, i disagi aeroportuali costano all’economia americana ben 30 miliardi di Dollari.

Nonostante queste ricerche facciano pensare che si tratti di un mal comune da mettere in conto nella propria vita lavorativa, è invece importante saper quantificare quanto ritardi e cancellazioni pesino sul tuo business. 

Ed è importante capire come ovviare a queste perdite con gli strumenti (anche legali) che ogni manager ha a disposizione. 

Chi è davvero titolare di un risarcimento per i viaggi di lavoro? 

Cerchiamo subito di far luce su un aspetto: se viaggi per lavoro come dipendente e il tuo volo subisce un ritardo importante o una cancellazione, il titolare del rimborso volo sei tu (che hai il tuo nome scritto sul biglietto) e non la società che ha acquistato il volo. 

Questo perché, secondo la normativa la Normativa Europea 261/2004, il risarcimento spetta a chi subisce direttamente il danno (cioè l’attesa, lo stress, l’impossibilità di portare a termine i propri piani). 

La società datrice di lavoro può comunque sempre agire legalmente nei confronti della compagnia aerea tramite altre vie legali, per un rimborso o per un ulteriore risarcimento a fronte di dimostrazione dell’effettiva perdita derivante dal disguido, secondo quanto stabilito dagli accordi di Montreal. 

Time is money… e la legge lo riconosce  

Nell’Unione Europea vige un regolamento a tutela dei passeggeri aerei con il quale ogni manager o dipendente che viaggia spesso per lavoro dovrebbe familiarizzare. 

Si tratta del regolamento CE 261 il quale stabilisce, tra le altre cose, che vi è diritto ad ottenere un risarcimento proporzionale alla distanza da percorrere per ogni ritardo superiore alle tre ore. 

Dunque, tieni a mente che tutti i voli in ritardo con tratta che copre fino a 1500 km danno diritto ad un risarcimento di 250 euro; in voli interni all’UE con tratta superiore a 1500 km il risarcimento in caso di ritardo è invece di 400 euro mentre per i voli al di fuori dell’UE con tratta compresa tra 1500 e 3500 km l’onere risarcitorio della compagnia responsabile del ritardo è di 400 euro.
Invece,  per le tratte intracomunitarie superiori a 3500 km con un ritardo tra le 3 e le 4 ore, il risarcimento può essere di 300 euro mentre se il ritardo è addirittura superiore alle 4 ore sarà di 600 euro.

Strumenti che aiutano a quantificare il rimborso volo e ottenerlo 

Se tenere a mente tutti questi parametri può essere complesso almeno quanto studiare il regolamento europeo a memoria, esiste una App e un servizio gratuito on line che ti aiuta a sapere in tempo reale a che cosa hai diritto e come ottenere il tuo rimborso, risarcimento o riposizionamento aereo. 

Infatti in caso di necessità di rimborso volo AirHelp, multinazionale votata alla difesa del passeggero aereo, attraverso il suo portale e la sua App ti consente di calcolare in aeroporto e in pochi click quello che puoi reclamare e le modalità di restituzione e risarcimento. 

Scaricando la App, che ogni manager o frequent flyer dovrebbe avere sul proprio smartphone, è possibile inserire i dati del volo soggetto a cancellazione e ritardo e valutare in pochi secondi che cosa è possibile reclamare e come. 

Valutazione delle migliori compagnie e carte fedeltà

Chi viaggia spesso per lavoro è bene che sottoscriva, o faccia sottoscrivere all’azienda per la quale va in trasferta, una carta fedeltà per i frequent flyer della compagnia che copre le principali rotte utili al proprio business. 

Non solo perché in questo modo è possibile accumulare punti e risparmiare per alcuni viaggi, ma anche perché i possessori di carta fedeltà difficilmente incorrono in disagi relativi all’overbooking. 

Ma bisogna stare attenti alla compagnia che si sceglie: è bene fare una valutazione sulla base delle prestazioni del vettore e anche in questo AirHelp aiuta i viaggiatori frequenti con una classifica delle migliori (e peggiori) compagnie per quanto riguarda ritardi e cancellazioni.